【目次】
法律事務所設立の具体的な流れ
法律事務所は、一般的に次のような流れで設立、開業します。
資金の準備
まずは法律事務所を運営するため、規模に見合った資金を準備する必要があります。
弁護士登録からすでに数年経過している方であれば、自身で独立資金を準備できるかもしれません。一方、十分な資金調達が難しい、例えば「即独」されるような方の場合は、各弁護士共同組合の事業ローンや日本政策金融公庫の新規事業ローンなどを利用するという方法もあります。
事務所の確保
独立して弁護士業務を行うのであれば、自身の事務所を構える必要があります。
場所の選定については、相談・依頼者がアクセスしやすいか、裁判所や法務局、郵便局といった利用頻度の高い施設にアクセスしやすいか、といった点を考慮するのが一般的です。
また、資金が十分に確保できない場合は自宅開業も1つの方法といえます。電話とパソコンさえあれば、弁護士業務を行うことは可能だからです。
事務職員の採用
法律事務所を運営する上で、弁護士自身が事務職員を兼ねることは避けたほうがよいでしょう。弁護士が外出している間は電話対応ができず、留守電対応となることで、新規顧客獲得の機会を失うリスクがあるからです。
では転送電話にすればよいかというと、そうでもありません。相談・依頼者の眼の前で転送されてきた電話に対応するという、失礼なことになってしまいます。
事務職員の採用については、まず、経費負担が少ないパート・アルバイトで賄い、受任数が増えてから正社員を採用するというのが現実的な方法といえるのではないでしょうか。
また、後述する電話代行サービスを利用すれば、事務職員の採用が1名のみの場合でも、有給取得やフレックスタイム制度の利用に支障がなくなるため、待遇面で有利になります。待遇が有利になれば優秀な人材を確保しやすくなり、事務所運営の好循環へと繋がります。
開業
準備がすべて整ったら、いよいよ法律事務所の設立、開業となります。
開業後は、いざというときのための弁護士賠償責任保険への加入、事務職員を守るための労働保険や社会保険への加入など、細かい手続きを忘れないように、かつ早急に行いましょう。
法律事務所設立後の新規顧客の獲得方法
法律事務所の設立、開業後、新規顧客を獲得する上でおすすめの方法を4つご紹介します。
法律相談
弁護士が安定して新規顧客を得るには、日頃の法律相談業務が重要です。特に、弁護士会・市区町村役場が実施する法律相談は積極的に参加しましょう。
また、昨今は無料法律相談を実施する法律事務所が増えてきています。
一般の方が抱える弁護士に対する「高そう」「怖そう」といった敷居を下げるためにも、何らかの形で無料法律相談を受け付けてみるのもよいかもしれません。
法テラスへの登録
法テラスが実施している「民事法律扶助業務」や「国選弁護等関連業務」は、新件を受任する機会につながるため、契約しておくことをおすすめします。
法テラスと契約していれば、経済的に余裕がない方からの受任ハードルが下がる他、法律相談費や報酬金を法テラス側から支払ってもらえるメリットがあります。
異業種交流会
異業種交流会とは、普段は接点のない業種の方が集まる会のことです。
主な目的は人脈形成や情報交換にあり、新件を受任するきっかけが得られる可能性があります。
ホームページ作成
現在は、ネット検索で弁護士を探す方が増えてきています。
こうした状況の中では、事務所ホームページは名刺代わりといってよいでしょう。新規顧客を獲得するチャンスを逃さないためにも、事務所ホームページは早期に開設する必要があります。
設立間もない法律事務所における電話対応の重要性
安定して新規顧客を獲得するために、避けては通れないのが「電話対応」です。
特に弁護士業は、他の職種と比較するとオンライン問い合わせより電話問い合わせが多く、受任率も高くなっています。なぜなら、法律問題における相談者の多くは精神的にひっ迫した状況の方が多く、いつ返事がくるかわからないオンラインより、電話による対応を望んでいることが多いからです。法律問題において緊急性が高い案件はそれほど多くはなくても、相談者は、1秒でも早い対応を望んでいるものと知っておくべきです。
また、以下の観点からも、新規顧客を獲得するために電話対応は非常に重要です。
電話対応は事務所の顔である
電話対応は事務所の「顔」で、印象を大きく左右します。
相談者や取引先と接する最初の機会になることも多く、この「第一印象」の良し悪しが新規顧客の獲得に成功するか否かに大きく影響します。
対応次第で新規顧客が遠のく
緊急の困り事があって法律事務所に電話をしたときに、「出てくれない」「繋がっても留守電」であれば、他の事務所に電話しようと考えるのが当然です。
お勤めをされている方の多くは、お昼休憩の時間中くらいしか電話をかけることができません。せっかく法律事務所に電話をかけてみたのに、事務職員がお昼休憩で不在だったとしたらどうでしょう。わずかでも電話対応できない時間があることで、新規顧客が得られる機会を逃してしまいます。
少ない問い合わせを受任に繋げるために
一般的に開業初期は、問い合わせ件数が少ないものです。そこからいかに受任に繋げるかが重要になります。
事務職員が有給を取得して、丸一日電話対応できなければ、その間に貴重な問い合わせがあったとしても、受任に繋げるチャンスを失ってしまいます。
開業初期には特に、1本1本の電話を大切にし、丁寧に対応することが求められます。
法律事務所向けの電話代行サービスとは？
法律事務所において重要な電話対応業務ですが、弁護士自らすべて対応するわけにもいかず、事務職員にすべて抜かり無く対応してもらうことも現実的には難しい中、「電話代行サービス」の利用は有効な解決方法になります。
電話代行サービスとは、事務所にかかってきた電話を転送し、電話代行業者のオペレーターが事務所の職員として電話対応したのちに、電話やE-mail、チャットへ報告してくれるサービスです。
法律事務所向けの電話代行サービスを導入するメリット
電話代行サービスを導入するメリットは、事務職員が不在の際に電話を受けてもらい、新規顧客の獲得機会の損失を防ぐことだけではありません。
教育を受けたプロのオペレーターは、電話で対応する相手に対して共感を持って話を聞き、その内容を担当者まで確実に繋ぎます。「担当者は外出しております。折り返しお電話させます」とだけ伝えるようなことはせず、電話の相手に折り返しの電話をしてよい時間帯、担当者が折り返せる時間などを確認して、相互がスムーズに繋がるようにします。
このような質の高い電話対応が可能になることが大きなメリットであるといえます。さらに、弁護士業に精通した電話代行サービスを導入することで、専門用語が飛び交う裁判所・弁護士会からの電話対応もスムーズになるというメリットもあります。
法律事務所が電話代行サービスを導入した成功例
弁護士が安定した収入を得る上で、顧問契約先を増やすことは、非常に重要です。
電話代行サービスを導入することで、顧問先やクライアントから「いつ電話しても繋がる」という安心感を持たれ、信頼関係をより一層築きやすくなります。その結果、顧問契約が安定して継続していったり、新規の顧客が増えていったり、という成功例が数多くあります。
まとめ
法律事務所の運営では、電話対応の重要性が非常に高いといえます。
チャンスを逃さないためにも、開業初期から、電話代行サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
CUBE電話代行サービスでは、弁護士・法律事務所向け電話代行サービス「My Team 108」を提供しています。
法律事務所特有の事情も合わせてスムーズな代行を実現します。「機会損失を防ぎたい」とお考えであれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。
