電話代は経費にできる？経費にできるケースや勘定科目、仕訳について詳しく解説

そもそも経費とは

経費とは、経常費用を略した言葉です。事業を行い、収益を得るために使用した費用のことを指します。
（参考：ビジトラ「経費とは？経費になるもの、ならないものとは？」）

具体的には、仕事を行う上で必要な備品の費用や、出張などの交通費、打ち合わせ時の飲食代なども経費にあたります。
プライベートで購入した本は経費ではありませんが、業務上、必要な書籍があった場合はその購入費用は経費にあたります。
経費を従業員がいったん負担した場合、期日までに会社に経費を申請し、計上する必要があります。
なぜ経費を申請、計上する必要があるのかというと、申請しないと負担した金額が手元に戻ってこないことはもちろんですが、会社が生み出す「利益額」を正確に把握する必要があるためです。
会社の利益額とは、会社の収益から支出を引いた額であり、会社は利益額に応じて税金を支払うことになります。
そのため、正確な利益額を出すために、経費という支出もしっかり計上しておく必要があるということです。

電話代・通話料は経費にできる？【ケース別】

目に見えないインターネット回線の通信費や、電話代、通話料なども経費になるのでしょうか。
結論から言うと、全て経費になり得ます。
営業電話やお問い合わせ対応など、全て会社にとって利益を生み出すための必要な業務だからです。
ただし、会社にとりつけてある固定電話とは違って、携帯電話やスマホの電話代・通話料を経費としてみなすためには条件があります。３つのケース別にご説明しましょう。

ビジネス用の携帯電話を支給しているケース

支給している携帯電話やスマホの電話番号を従業員の名刺に載せている場合、より一層「ビジネスとしての利用」ということが証明しやすくなります。

セキュリティやプライバシーの観点から、会社が法人契約を行っているビジネス用の携帯電話やスマホを従業員に支給している会社も少なくありません。
法人契約を行っている携帯電話やスマホを支給することで、「ビジネス用」と証明しやすい為、税務署から指摘されるようなことは限りなく低くなります。
支給している携帯電話やスマホの電話番号を従業員の名刺に載せている場合、より一層「ビジネスとしての利用」ということが証明しやすくなります。
そのため、電話の基本料金も通話料も全て経費として計上できます。もちろん、プライベートでの使用はしないことが前提です。

「個人事業主は、法人契約できないので、従業員に会社用の携帯電話やスマホを支給できない」と考える個人事業主の方もいますが、実はキャリアによっては「みなし法人」として1台からでも契約できる場合があります。審査はありますが、みなし法人でも「法人専用割引」などを受けられることもあります。

個人用の携帯電話を業務で使い、経費精算するケース

会社用の携帯電話やスマホの支給がない場合、従業員個人の携帯電話やスマホをビジネスにおいても使用することはよくあるケースです。
基本的には、社内の固定電話で事足りるため、従業員の携帯電話やスマホを法人契約して購入するほどではない、従業員の携帯電話やスマホからビジネス上の架電をすることは少ない、という企業に多いのではないでしょうか。
この場合、当たり前ではありますが「ビジネス上必要である通話料」のみ経費として計上できます。プライベートの通話料まで計上してしまうと、脱税とみなされてしまいます。

通話料の精算方法には、通話明細書を取り寄せてビジネスで架電している電話番号のみ抽出する方法があります。通話明細書を取り寄せるための手数料も経費に含むことが出来ます。
通話明細書の取り寄せや通話料の確認に手間がかかるということであれば、携帯電話やスマホからビジネス上の架電を行う可能性がある従業員に対し、前もって手当として支給する方法もあります。しかし、この場合は通信費として経費を計上することはできません。

個人事業主でプライベートと兼用しているケース

個人事業主が携帯電話やスマホをビジネスとプライベートで兼用している場合、個人用の携帯電話やスマホをビジネスとしても利用している従業員と同様、通話明細書を取り寄せて通話料を計算し、経費として計上することが可能です。
しかし、ただでさえ多忙な個人事業主の方にとって、毎月通話明細書を取り寄せてビジネスの通話料金を抽出して合算する…という作業は時間と手間がかかるために困難を要します。
そのため、個人事業主の場合は「家事按分」して経費とすることがほとんどではないでしょうか。
「家事按分」とは、仕事とプライベートで携帯電話やスマホを利用している時間を何割程度なのかを確認し、仕事で利用している時間の割合を経費として精算する方法です。
たとえば、仕事で4割、プライベートで6割ほど携帯電話やスマホを使用している場合、月に10,000円の通話料が発生したら、4,000円を経費として計上します。余談ですが、賃貸で借りている自宅で仕事をしている場合、家賃なども同じように家事按分し経費計上できるケースもあります。

電話代を経費にする効果

電話代を経費にすることで得られるプラスの効果があります。
１つ目は、しっかり経費を計上することで不要な税金を支払わなくて済むということです。冒頭にもご紹介した通り、もし、電話代を経費として計上しない場合、支払う税金額が本来の額よりも高くなってしまいます。
2つ目は、取引先や顧客とのコミュニケーションがスムーズになることです。
もし、個人の携帯電話やスマホから取引先や顧客へ架電をしなければならない状況が起こった時、経費として計上できるとわかっていれば、躊躇せずに電話をかけることが出来ます。
しかし、経費として計上されない場合、通話料が従業員個人の負担になってしまうため、電話をかけることを控える可能性があります。それによって取引先や顧客への連絡が後手後手になってしまい、スムーズなコミュニケーションがとれなくなってしまう可能性があるのです。

電話代を経費計上する際の勘定科目

さて、電話代が経費として計上できるということは分かりましたが、電話代を経費計上する際の勘定科目はどうなるのでしょうか。

会計上、電話代は「通信費」という勘定科目で計上します。
ケース別に仕訳例をご紹介しましょう。

【法人契約している携帯電話やスマホの通信費が毎月5,000円の場合】

【個人事業主が家事按分している携帯電話やスマホの通信費が毎月20,000円の場合】

※仕事の割合が6、プライベートの割合が4とします。

また、上記の仕訳例は料金の支払い時に計上を行う方法ですが、請求書が到着した時に「未払費用」として計上することも可能です。その場合は、支払いを行った時に「未払金」を「通信費」にすることが出来ます。
どちらの計上方法でも問題ありませんが、同じ方法で継続して行う必要があります。

なお、電話代は、使用時期と支払時期が1か月、もしくは2カ月ほどずれが生じてしまうことがほとんどですので、決算月には注意が必要です。使用時期と支払時期が決算月をまたぐ時は「未払費用」の項目を使い、当期に該当する分を「通信費」に計上する必要があります。

通信費に分類される費用

固定電話や携帯電話、またはスマホの電話代以外にも、勘定科目で通信費に分類される費用があります。今回は、３つご紹介します。

①インターネット利用料

会社で使用しているインターネット回線も「通信費」として計上します。会社で利用する場合はオフィス向けインターネット回線を利用されているところ多いのではないでしょうか。
インターネット回線の使用料だけでなく、契約時の入会金や工事費なども通信費として計上することが可能です。

下記、仕訳例です。

【通信回線業者に5,000円、プロバイダ業者に2,000円、合計7,000円支払った場合】

もし自宅兼オフィスとして仕事を行っている場合は、携帯電話やスマホのように家事按分をする必要があります。
通信費は同じく合計7,000円、仕事での使用割合が6、プライベートでの使用割合が4の場合、下記のような仕訳例になります。

②切手代

仕事で使用する切手も通信費として計上できます。 仕事で使用する切手も通信費として計上します。
厳密に言うと、切手を購入した日が切手を使用する日とは限らないため、購入した時点では「貯蔵品」として計上し、使用するタイミングで「通信費」にして会計処理を行う必要があります。
しかし、切手を頻繁に利用する会社では特に、使用日を細かく管理することは難しいため、購入した時点で「通信費」として計上しても良いことになっています。
注意点としては、決算日に使用していない切手分がある場合、「通信費」から未使用分を「貯蔵品」に振り替える必要があることです。

【94円切手を10枚購入した場合】

③郵便書留

仕事に関する書類の郵送は通信費として計上できますので、郵便書留だけではなく、速達や特殊記録郵便なども通信費になります。
注意点としては、自社の販売した商品を郵送する際は、同じく郵便書留であっても勘定科目は「荷造運賃」と記載することも多いという点です。切手代の金額を電話代等と分けて把握したい場合は、切手の利用時、購入時に荷造り運賃とする会社も多いです。

また、郵便書留の場合、貯蔵品の切手を使用するのか、郵便局の窓口で現金で支払うのかによっても仕訳が異なります。２つの仕訳例をあげてみましょう。

どちらの例も、定形外郵便物運賃120円、一般書留料金480円、合計600円とします。

【現金で郵便局窓口で支払った場合】

【貯蔵品の切手を使用した場合】

電話代行で経費の削減が可能に？

今回は、電話代に関する経費や勘定科目、仕訳についてご紹介してきました。
仕事上の支出はしっかり経費として計上することはもちろんですが、その経費をなるべく削減して利益を増やしたい…と考える経営者の方は多いのではないでしょうか。

例えば、電話代行サービスを利用することで、人件費や採用活動費、オフィスの光熱費、従業員の残業代など、今までよりも削減できる可能性があります。
また、自社にあった電話代行サービスを利用することが出来れば、経費削減だけでなく、効果的に自社のブランドイメージを向上させるや、ＥＳを向上させることも出来ます。

電話代行サービスの利用料は月額で発生しますが、自社で従業員を1人雇う金額の何分の1、もしくは何十分かの1の料金で済むことがほとんどです。社会保険料の支払いも不要です。
また、電話代行サービスを利用することで、電話番としてオフィスに誰か常駐する必要がなくなって光熱費の支払い額が減った！という企業や、電話対応の時間が激減して業務効率が上がって残業時間が減った！という企業もあります。

もっと詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。
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電話対応は電話代行で経費削減できる?！料金とプラン内容をご紹介

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まとめ

携帯電話やスマホの電話代も経費にできるということ、勘定科目は「通信費」になることがわかりました。
「通信費」に限らず、経費はなるべく抑えたいと考える経営者の方には「電話代行」というサービスを検討いただければ幸いです。
ただ、電話代行サービスにも様々な業者とサービスの種類があります。高級ラインもあれば、電話応対の質はそこそこに提供価格の安さを大切にしているところもあります。
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是非、自社にあった電話代行サービスを選択していただき、コストを抑えながら自社のブランドイメージを向上させていただきたいと思います。
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少しでも気になった方は、是非お気軽にお問い合わせください。

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株式会社 大阪エルシーセンター　CUBE電話代行サービスグループ

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