【目次】
受付業務は外注できる？
社内業務の１つである「受付業務」は外注できるのでしょうか。
結論から言うと答えは「できる」です。
少子化による人材不足や、自社のブランドイメージを向上させるため、また、自社の社員、リソースをコア業務に集中させたいというニーズが増え、現在では大企業から中小企業まで、様々な企業が受付業務を外注しています。
受付業務のアウトソーシングの導入理由
受付業務を外注する理由には、「人手不足を解消するため」「社員の負担を軽減するため」「自社のブランドイメージを向上させたいため」などの理由が挙げられます。
まず、受付業務は接客業務のため、多種多様なお客様に対応できるスキルが必要であり、場合によっては対応に時間を要することもあります。人員不足の状態で、受付業務に時間も人手も取られてしまうことは、企業のコア業務を滞らせることにもつながります。
接客業務が苦手な社員には、コア業務をこなしながら受付業務を行うことは大きなストレスにもなるでしょう。
しかし、自社のイメージに直結する受付業務をないがしろにすることは、顧客流失を促進させることにもつながります。
そのため、受付業務はプロに外注し、自社の社員にはコア業務に集中させたい、と考える経営者は少なくありません。
事務のアウトソーシングで依頼できる仕事内容
受付業務を含む事務の業務は外注することができますが、具体的にはどのような仕事内容を外注できるのでしょうか。
営業事務
営業職は顧客や取引先の対応で1日のほとんどが過ぎてしまうため、事務処理を行うのは夕方から夜にかけて…という人も多いのではないでしょうか。そんな営業職の負担を減らすために、「営業事務」を外注することが出来ます。
あくまでもサポート役ではありますが、「見積書の作成、管理」「契約書の管理」「請求書の作成、管理」「その他書類やリストの作成」「営業スタッフのスケジュール管理」「サンプルや見本の手配」など、営業に関わる事務作業の多くを依頼することが可能です。
外注先によっては、営業スタッフの出張に伴うチケットやホテルの手配、その後の精算処理なども行ってくれます。
受付業務
受付業務には、「来客対応」「電話対応」「メール対応」などが含まれます。
来客対応では、「来客者の予定管理」「来客者のお出迎え」「応接室への案内」「施設内の案内」「お茶出し」「アポイント相手の呼び出し」「書類のお預かり」「クレームの一次対応」などを依頼することが可能です。
電話応対、メール対応では、「予約受付、予約変更やキャンセルの受付」「電話での名指し人への取次ぎや、不在対応、伝言預かり」「電話でのクレームの一次対応」「社内への電話内容の情報共有」を依頼することが可能です。
受発注業務
受発注業務は、営業事務と業務内容が重なる部分もあります。
主に受発注に関するサポートを行うため、「発注書の作成、管理」「注文書の受付、内容確認、管理」「売り上げの計上」「受発注に関するデータ入力」「出荷指示」「請求額発行」などを依頼することが可能です。
外注先によっては、メールやFAXでの受発注の処理以外に、電話での受発注を行ってくれるところや、受発注に関する顧客からの問い合わせの対応まで行ってくれるところもあります。
データ入力
データ入力業務は、素早く正確に紙ベースの情報をデータ化するスキルが必要とされ、時間と集中力を必要とします。
具体的には「名刺や名簿のスキャン」や「申込書や会員登録書のテキスト入力」「会議やインタビューの文字おこし」「DMの宛名入力」、その他、「社内資料をまとめてデータ化して整理する」や、「アンケートをデータ化して集計する・グラフ化する」などを依頼することが出来ます。
外注先によっては、多言語でのデータ化も可能です。
経理業務
経理業務は企業にとって必要不可欠な業務です。
「経費精算」「仕訳入力」「口座残高の確認」「入金の確認」「給与の計算」「年末調整の書類の確認」などを依頼することが出来ます。
「経費精算」では、領収書とデータの確認作業や、承認作業、社内ソフトへの入力などが含まれています。
その他、他の事務代行と重複する点では、「請求書発行」や「領収書発行」があります。
外注先によっては、経理や会計に関わる業務改善の提案やコンサルティング業務まで行ってくれる場合もあります。
コンタクトセンター
コンタクトセンター業務は、顧客からの問い合わせに対応しますので、「受付業務」と重複するところがあります。
コンタクトセンター業務は電話のみという場合もありますが、メールやチャット、SNSのほか、FAXやハガキ、手紙などの対面以外の顧客対応全般を指すこともあります。
外注先によっては、電話以外の顧客対応も幅広く請け負っているところもあります。
また、顧客からの問い合わせに対応するインバウンド業務だけでなく、フォローコールや、キャンペーンの案内、会費や商品代金の督促依頼などのアウトバウンド業務を行ってくれる場合もあります。
受付業務アウトソーシングを導入するメリット
受付業務をアウトソーシングするメリットは、大きく３つあります。
「業務品質の向上」「コストの削減」「業務効率化・生産性向上」です。
それぞれ詳しく説明しましょう。
業務品質の向上
自社で受付業務を１から教育するには時間も手間も人手もかかります。
そのため、受付業務で顧客満足度を向上させるとなると、適正のあるスタッフを安定的に長期的に雇う必要が出てきます。
しかし、外注先のスタッフは受付業務を専門としたプロのため、利用すればすぐにでも質の高い顧客対応が期待できます。
様々な企業で多種多様な受付業務を行ってきた経験や実績があるスタッフも多く、安定感のある高品質な顧客対応を行うことが出来るのです。
コストの削減
受付業務を外注した場合、利用料金はかかりますが、今まで受付業務にかかっていた人件費はかからなくなります。外注の場合はスタッフを直接雇用しているわけではないため、社会保険料の負担もなくなります。
また、自社の受付業務のスタッフが退職した場合は、急いで採用活動をしなければなりませんが、外注の場合は退職の心配がありません。よって、採用活動費のコストも不要になるため、トータルでコストの削減につながると言えるでしょう。
業務効率化・生産性向上
受付業務は顧客対応が主のため、顧客によっては対応に時間がかかったり、予期せぬ対応に追われたり、クレーム対応などの精神的に負担がかかる業務が多かったりします。
自社社員が受付業務を行わないことにより、別の部署や業務に人材を集中させることが可能になります。
また、ストレスの軽減や他の作業への集中力の向上も期待できるでしょう。
受付業務を外注することで、少ない人数でもコア業務を効率的に行うことが可能になるだけでなく、顧客を気にせずに目の前の仕事に集中できるため、生産性の向上につながると言えます。
受付業務アウトソーシングを導入するデメリット
物事にはメリットがあればデメリットもあります。
受付業務をアウトソーシングするデメリットには、「委託できる業務が限られている」「社員の成長機会損失になる」「情報漏洩リスク」があります。
こちらもそれぞれ詳しく説明します。
委託できる業務が限られている
「受付業務を外注できると言っても、「顧客対応をすべて任せることが出来る」ということではありません。
まず、専門資格が必要な範囲のことは外注できません。例えば、弁護士事務所の受付業務を外注した場合、相談内容を聞いて依頼を受けるかどうか判断することや、実際に依頼を受けることは外注先のスタッフにはできません。
相談したいという人の相談希望日時や名前、連絡先を聞き取って、弁護士の予定と照らし合わせながらアポを取ることはできます。
その他、自社スタッフの責任者でなければ判断できないようなことを、外注先のスタッフに任せるということも出来ません。
マニュアルの範囲内で対応出来ることを外注できます。
社員の成長機会損失になる
受付業務を外注するということは、自社社員のストレスの軽減や生産性の向上が見込まれると同時に、成長の機会を奪うことにもつながります。
顧客対応は見た目の清潔さを意識したり、相手に合った話し方を心がけたり、美しい所作を考えたり、1人1人の顧客に好感を持ってもらうための工夫と努力が必要です。
しかし、受付業務を行う機会のない自社社員は、顧客が喜ぶ言動を考えたり、クレームに真摯に謝罪したりという、日々の顧客対応の経験を積み重ねる機会が巡ってこなくなります。
外注先のスタッフは素晴らしくとも、自社社員の顧客対応の質は成長しないまま…ということにもなりかねません。
情報漏洩リスク
業務を外注する上で、情報漏えいのリスクは考えておく必要があります。
業務効率や生産性を向上するために外注したにもかかわらず、万が一、社内の重要事項や個人情報が漏えいしてしまった場合、会社にとって取り返しのつかない重大な損失になってしまいます。
外注先が依頼元の個人情報をどのように扱っているのかは、事前に確認しておくことをお勧めします。
また、リスクを少しでも減らすためには、「プライバシーマーク」を取得している企業に外注する方が良いでしょう。
もっと詳しく知りたい！という方はこちらの記事もご覧ください。
代表電話を業務委託（アウトソーシング）するメリット・デメリット
電話代行サービスならCUBE
ＣＵＢＥ電話代行サービスは、1999年より様々な企業の電話受付業務を全力でサポートしています。
代表電話の一次受付から担当者宛の電話の取次ぎ、電話の受注対応、クリニックなどの予約対応、法律事務所をはじめとする士業事務所の代表電話対応、キャンペーン窓口、クレーム一次対応などなど、電話受付業務に関しては幅広い経験実績があります。
その他、英語での電話受付対応も承っており、大企業の方にもご利用いただいております。
また、電話受付業務を行うスタッフは、厳しい採用基準をクリアしていることはもちろんのこと、OJT教育や社内外の研修をしっかり受けた正社員のみで構成されております。
「笑声（笑顔の声）」の応対をモットーに、お電話口の方1人1人の気持ちに寄り添った応対を心がけております。さらに、教育や研修は継続して行っているため、常に高い応対品質を保っています。
なお、大切なクライアントの電話受付業務を行うにあたって、心配を少しでも減らすべく2013年にはプライバシーマークも取得しております。
電話受付業務をアウトソーシングしようかどうか悩まれている方は、是非ＣＵＢＥ電話代行サービスにご相談ください。相談のみも大歓迎です。
ご相談・お問い合わせフォームはこちら
お電話のお問い合わせ：0120-888-108
まとめ
受付業務のアウトソーシングにはメリットもデメリットもありますが、自社にあった方法で利用することができれば、メリットの方が大きいと言えるでしょう。
例えば、ＣＵＢＥ電話代行サービスであれば、人手が足りない時や繫忙期、昼休み時間のみ利用することも可能です。
また、受付スタッフの産休や育休中の間だけ利用したい…という方や、次のスタッフを雇うまでの間利用したい、という方も多くいらっしゃいます。
もちろん、電話の受付業務は基本的にＣＵＢＥ電話代行サービスに任せたい！自分はなるべくコア業務に集中したい！という方や、営業電話が多すぎて集中出来ないのでＣＵＢＥ電話代行サービスで営業電話は断っておいて！という方もたくさんご利用いただいています。
是非、電話受付業務はアウトソーシングして、質の高い電話応対で自社のブランドイメージを向上させつつ、自社の業務効率や生産性を上げていきませんか。
お電話のお問い合わせは
0120-888-108
