【目次】
勧誘電話（営業電話）の着信拒否をする方法・サービスとは？
社会人として働き出すと、誰しも1度は勧誘（営業）の電話対応を行ったことがあるのではないでしょうか。
そして、勧誘の電話でどのように断るべきか断り方に困った経験もあるのではないでしょうか。
本記事では、勧誘電話や迷惑電話の着信拒否（ブロック）の方法や、サービスをご紹介します。
電話番号の着信拒否設定
利用しているビジネスフォンの着信拒否設定機能を使う方法です。
新たに機材を用意する、もしくは新たにサービスを導入する必要が無いため、すぐにでも始めることが出来ます。
確実に勧誘電話だという業者からの電話番号を登録することで、以後、その番号から電話がかかってきても社内の電話機が鳴ることはありません。
デメリットは、着信拒否リストに登録されていない勧誘電話は受電しなければならないことです。
また、業者が多数の電話番号を持っており、別の電話番号から電話をかけてきた場合は着信してしまいます。
その他、ビジネスフォンによっては着信拒否リストに登録できる件数が少なく、思うように勧誘電話を減らせないという可能性もあります。
迷惑電話番号対策機能を使う
スマートフォンでは、着信した電話番号が迷惑電話の疑いがある場合には、「迷惑電話の疑いあり」のような警告文が表示される機能がありますが、ビジネスフォンにはありません。
しかし、各専門業者が提供しているフィルタリング機能を利用すれば、警察や専門のデータベースで登録されている迷惑電話番号を着信拒否することができます。
データベースに登録されている電話番号からの着信は、1度も受電することなく着信拒否できるメリットがあります。
ただし、フィルタリング機能を利用するには専門業者に申込みが必要であり、費用が発生します。
場合によっては工事も必要になります。
その他、ビジネスフォンに登録されている電話番号以外から着信があれば、自動的に「この通話は迷惑電話防止のため録音されます」とガイダンスを流す機能もあります。このガイダンス機能は、特定の顧客や取引先と電話することがほとんど…という企業に向いていると言えるでしょう。
IVRを導入する
IVRを導入すると、自動音声アナウンスによる用件の振り分けが可能になります。たとえば、「サービスご契約中の方は１、サービスの新規ご契約については２、その他お問い合わせの方は３番を押してください」というように窓口をあらかじめ分けておくことで、1番と2番を押した人は顧客であると認識できます。
1番、もしくは2番は社内のスタッフが対応し、3番を押した場合はまた自動音声ガイダンスで選択肢を作ることで、更に勧誘電話か否かを振り分けることが可能です。
また、細かな振り分けをしなくとも、勧誘電話をかける業者は「1日〇件電話をかける」というノルマがあることが多いため、「IVRはオペレーターに繋がるまでに時間を要するので、別の企業に電話をかけよう」と思う可能性も高くなります。
クラウドPBXサービスの利用
クラウドPBXには、IVR機能や、迷惑電話番号対策機能が元々搭載されているものも多数あります。
また、着信拒否設定は、WEBからいつでもどこでも簡単に登録ができます。クラウドPBXでは、「先頭一致」の条件で、一斉に着信拒否設定を行うことが出来るため、電話番号を複数持っている企業からの勧誘電話も防ぐことが可能です。
複数の電話番号を持っている企業は、電話番号の下2桁だけが違う･･･など、途中までの電話番号は全く同じであることが多いため、「下2桁以外の番号が一致していれば全て着信拒否をする」という設定をすれば、着信拒否をしても別の電話番号から勧誘電話をかけてくる…という問題を解決することができます。
デメリットとしては、一斉に着信拒否をした中に、新規顧客が含まれている可能性がゼロではない事です。
かかってきた勧誘電話(営業電話)への対応方法
いくら対策をしていても、受電してみたら勧誘電話だった！と言うことは起こりえます。
しかし、勧誘電話だと分かった瞬間にガチャっと電話を切ってしまうのは、いくらなんでもビジネスマナー違反です。
もし、勧誘電話を受けてしまったら、どのような対応をすれば良いのでしょうか。
いくら対策をしていても、受電してみたら勧誘電話だった！と言うことは起こりえます。
相手の社名、名前、用件を聞く
たとえ勧誘電話だとしても、ビジネスにおいての電話対応の基本である挨拶と、相手の社名や担当者名、用件を聞くことから始めましょう。
社名を名乗らない勧誘電話はまずないと思いますが、名前や用件は言わずに「社長様はいらっしゃいますか」や、「〇〇のご担当者様はいらっしゃいますか」と聞いてくることは多々あります。
また、ここで注意したい点が、正しい敬語は「社長はいらっしゃいますか」ですが、勧誘電話の人は「社長様」ということがありますので、勧誘電話か否かの見極めポイントの１つとされています。
相手の名前や用件は、「差し支えなければ、お電話口の方のお名前と、先に簡単にご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか」と聞いてみると良いでしょう。
勧誘電話の場合は「直接お話ししたいことなので･･･」などと用件を濁すことが多いです。
ただし、本人にしか用件を言いたくないという顧客や取引先ももちろんいますので、用件を濁す=勧誘電話とは限りません。見極めが肝心です。
担当者の名前などの情報を教えない
「社長様いらっしゃいますか」や、「〇〇の担当者様いらっしゃいますか」と言われた際に注意したいことは、社長や担当者の名前をこちらから教えない事です。
うっかり「社長の山本ですね」や、「〇〇担当者は…、田中ですね」などの情報を伝えてしてしまうと、次回から名指しで電話が来てしまい、既に取引や電話のやり取りがある企業からの電話なのか、勧誘電話なのかが判断できなくなってしまいます。
もし、勧誘電話と思われる電話相手から、「社長のお名前をお伺いしてもいいでしょうか」や、「〇〇の担当者様のお名前を教えてください」と聞かれる場合は、「今後も社長宛でお電話いただければと思います」や、「今後も〇〇の担当者宛のお電話で問題ございません」と答えると良いでしょう。
不在対応をする
用件を伺っても、「直接お話ししたいので、〇〇の担当者様に取次ぎをお願いします」などと返されてしまった場合、担当者が社内にいても不在対応をしてみるのも１つの方法です。
そのため、「申し訳ございません。あいにく〇〇の担当者は不在にしております。お急ぎの件でしょうか」や、「申し訳ございません。あいにく担当者は不在にしております。よろしければ伝言を承りますが、いかがでしょうか」と聞いてみましょう。
勧誘電話の場合であれば、「改めます」という返答がほとんどですが、用件を言ってくれるようであれば、勧誘電話なのか否かがはっきりします。
勧誘電話かどうかハッキリしなかった場合は、電話を切った後に、自社の担当者に取引のある企業か否かを確認してみるのも良いでしょう。
丁寧にハッキリと断る
勧誘電話だと判断出来たら、早い段階でハッキリと断る必要があります。
ハッキリと伝えない場合は、見込みがあると思われるため、何度も電話がかかってきてしまいます。
しかし、「勧誘電話はいらないから！！」というように、強く伝える必要はありません。
勧誘電話であってもあくまでもビジネスマナーの範囲内で電話対応を行うことが大切です。
なぜなら、今は不要な勧誘電話であったとしても、いつかは必要になる商品やサービスかもしれません。
また、勧誘電話の相手が自社の顧客や取引先になることも可能性がゼロというわけではないからです。
もし、顧客や取引先になった時に、「勧誘電話の時に怒鳴ってきた企業だ」と思われるか、「勧誘電話の時には断られたが、丁寧に対応してくれた企業だ」と思われるか、どちらの方がスムーズに取引が出来るかを考えると良いかもしれません。
勧誘電話(営業電話)に対する対策をしておくべき理由
顧客や取引先から電話かと思ったら、また勧誘電話…なんていうことが続くと、社員の集中力を欠くだけではなく、モチベーションも下がってしまいます。
煩わしい勧誘電話には対策が必要ですが、下記では、その理由をもう少し詳しくご紹介します。
時間を無駄にしてしまう
勧誘電話の対応には時間がかかることがあります。たとえば、受電してすぐにサービスや商品の説明を始める場合、口をはさむタイミングがなかなか見つからずにある程度話を聞いてしまった…ということが起こりえます。
また、すぐに断ったとしてもなかなか電話を切ってもらえない場合や、担当者や社長宛に1日に何度も電話をかけてくる場合もあります。
もし、勧誘電話1本あたりに5分の対応時間がかかっている場合、1日10本の対応で50分の時間を無駄にしていることになります。
勧誘電話１本あたり2分であっても、20本かかってきていると40分の時間のロスということです。
生産性の低下
そもそも電話対応とは、強制的に他の仕事を中断しなければならない連絡ツールであるがゆえに、電話対応をすればするほど集中力は奪われます。
「この書類を1時間後までに完成させなければならない」というタイミングで、たとえ対応時間が1分でも、10分おきに電話が鳴ればどうでしょうか。
電話対応が6回分にあたる6分の時間のロスだけですむはずがありません。
電話を終えて、「さて、どこまでやったかな…」と確認する作業があり、改めて集中して書類作成を行うまでに必ず時間が発生します。
電話相手が顧客や取引先であれば、電話対応時間も含めて仕事だと思えますが、勧誘電話だと「受けるんじゃなかった」などとイライラが募って更に集中力を欠いてしまい、仕事の生産性を低下させてしまいます。
ストレスの増加
電話対応自体が苦手な社員は、多く存在します。特に若い世代は電話対応が大きなストレスになると言われています。
たとえ電話対応が苦手ではない社員でも、勧誘電話を毎日対応することは負担になります。
なかなか電話を切ってくれない、何度断ってもかけてくる、しつこく担当者名を聞かれる…などの勧誘電話の対応を何度も行うことで疲弊し、顧客や取引先からの電話対応のモチベーションも下がってしまう可能性が高まります。
「勧誘電話かも」と思ってしまって明るく元気な受電ができなくなる、なんていうことになれば、社内だけでなく顧客や取引先から「雰囲気の悪い会社だ」という印象を与えてしまう可能性もあります。
勧誘電話の対策ならCUBEの電話代行サービス
大阪エルシーセンターが運営する電話代行サービスです ＣＵＢＥ電話代行サービスは、お取引や顧客からのお電話対応のみならず、勧誘電話の対応も行っております。
確実に取引の無い勧誘電話だと判断できるものに関しては、ハッキリと、そして丁寧にお断りします。
お取引があるか勧誘電話なのかどうしても判断が出来かねる場合は、契約者様にメールやチャットでお伺いし、指示を仰ぐようにしております。
そのため、お取引先の方を誤って営業扱いにしてしまった！ということもありません。
もちろん、勧誘電話ということであれば以後はしっかりお断りします。
また、ＣＵＢＥ電話代行サービスでは、勧誘電話がかかってきた履歴をメールもしくはチャットで全てご報告するか、報告不要かお選びいただくことが可能です。
「どのような企業から勧誘電話がかかってきているのか、もしくは1日何件ほど勧誘電話がかかってきているのかなど、把握しておきたい」という方にも、「メールで確認するにも手間なので取引先からの連絡のみ報告してほしい」という方にもご満足いただけるように、プラン内でご選択いただけます。
ＣＵＢＥ電話代行サービスをご利用いただくことで、ご契約者様は勧誘電話の対応が一切不要になります。なお、顧客や取引先からのお電話に関しては、内線感覚でスマホに電話を取り次ぐサービスもすべてのプランで行っているため、「顧客や取引先からの電話のみ取次いでもらえるので、業務効率が上がった」など、多くのお喜びの声をいただいております。
ＣＵＢＥ電話代行サービスについてもっと詳しく知りたい！という方は、下記のページもご覧ください。
CUBE電話代行サービスのご案内
まとめ
「勧誘電話は煩わしいけれど、具体的にどう対策すべきか悩んでいる」という方のために、本記事では勧誘電話の着信拒否の方法やその他対策の方法をご紹介しました。
着信拒否をしても新たに別の企業から勧誘電話が来ていたちごっこ…と思われている方は、是非、ＣＵＢＥ電話代行サービスをご検討ください。
勧誘電話がかかってきてもＣＵＢＥ電話代行サービスのオペレーターが対応いたしますので、安心してコア業務に集中していただくことが可能です。
その他、勧誘電話のストレスから解放されるだけでなく、更なる仕事の効率化も見込めます。
たとえば、事前に日々の外出時間などを教えていただければ、該当の時間は「外出応対」させていただき、承ったご用件をメールもしくはチャットで随時お知らせすることもできます。
他にも電話対応でお困りのことがあれば、ＣＵＢＥ電話代行サービスにお気軽にお問い合わせください。
お電話のお問い合わせは
0120-888-108
