バーチャルオフィスでの電話代行サービス – メリットや注意点を解説

バーチャルオフィスで電話代行サービスを利用するメリット

【目次】

バーチャルオフィスでの電話代行サービスとは

コロナ禍以降、リモートワークや在宅勤務という働き方が浸透し、今までよりもオフィスへの出勤を必要としない働き方が増えました。
業種・業態によってはオフィスを構える必要が無いために、初期費用だけでなく、ランニングコストも抑えられる「バーチャルオフィス」が必然と選択肢に入ってくるのではないでしょうか。
しかし、バーチャルオフィスでは「電話の対応」は誰が行うのでしょうか。
バーチャルオフィスの運営業者やプランによりますが、ほとんどは【契約者のスマホへ自動転送されて契約者自身が電話対応を行う】もしくは、【バーチャルオフィスの受付スタッフや受電スタッフが代わりに電話対応を行う】ことになります。
バーチャルオフィスの業者が代わりに電話応対を行う場合は、「電話代行サービス」や「秘書代行」「秘書代行サービス」がセットでついているということになります。

電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、契約している会社宛にかかってきた電話に、その会社のスタッフとして受電対応し、対応した内容をメール等で報告してくれるサービスです。
電話代行業者によっては、メール報告ではなく、受電スタッフと電話相手との会話を録音し、録音データで対応内容を確認してもらうところもあります。
最近では、ChatworkやSlackなどのツールで報告が可能な業者も増えてきました。
基本的にコールセンターやカスタマーセンターよりも規模は小さく、「秘書代行」「秘書代行サービス」と呼ばれることもあります。
起業の代表電話の受電対応だけでなく、ネットショップ専用で受注やキャンセル対応を行ったり、商品のFAQの対応を行ったり、その他、24時間365日受電対応可能な電話代行サービスも存在します。

もっと詳しく知りたい！という方は、下記の記事もご覧ください。
電話代行サービスとは？仕組みや選ぶポイントについて解説

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスは登記できる住所と、HPや名刺に記載できる固定電話番号をレンタルすることが出来ます。（2022年の電気通信事業法改正内容を理解せずに提供している業者もあり利用前に確認必須）
起業時にバーチャルオフィスを選択すれば、オフィスを借りて、内装工事をして、ネット回線工事をして、固定電話やFAXも使えるようにして、家具をそろえて…という手間も省くことが出来ます。
また、知名度の高い住所に開設できれば、社会的信用も得やすくなります。
バーチャルオフィスによっては、打ち合わせスペースや会議室が利用できたり、電話代行サービスがオプションで選べたり、受付スタッフが常駐している場合もあります。

バーチャルオフィスのメリット・デメリット

バーチャルオフィスの概要をご説明しましたが、バーチャルオフィスでは登記が出来ない業種も存在します。
たとえば、不動産業や一部の士業、職業紹介業などです。
また、同じ住所で同一の社名の法人登記はできないため、利用したいと思っているバーチャルオフィスの住所にて、同一の社名ですでに登記されていないかの確認が必要であるなどの注意点があります。
その他、バーチャルオフィスの具体的なメリット、デメリットにはどのようなものがあるのかご紹介します。

メリット1：住所や電話番号がすぐに利用できる

賃貸のオフィスを借りる場合、申込みや審査、契約完了から使用できるまでに1カ月以上かかることが一般的です。
しかし、バーチャルオフィスの場合は、最短数日で住所や電話番号が利用出来るようになります。
「登記を急いでいる」「早く仕事を始めたい！」「スムーズに起業したい」と考えている方には大きなメリットになります。

メリット2：自宅住所を公開せずに仕事ができる

自宅で起業を考えている方にとって、心配なことは自宅の住所を登記して公開することではないでしょうか。HPや名刺に自宅の住所や電話番号を掲載することは、不特定多数の人に自宅を知られることになってしまいます。
しかし、バーチャルオフィスの住所で登録してしまえば、事務作業の場所は自宅であっても自宅住所を知られることがないので安心です。電話番号もバーチャルオフィスでレンタルできますので、自宅に仕事の電話がかかってくるということも避けられます。
また、打合せスペースも提供しているバーチャルオフィス業者であれば、取引先に来社してもらい打合せすることも可能です。ほとんどないかもしれないですが、いざという場合に便利です。

デメリット1：不信感につながる場合がある

バーチャルオフィスによっては受付スタッフ等が一切常駐しておらず、看板さえない…というところもあります。
その場合、もし取引先や顧客が「ちょっと近くに来たので…」と来社してしまうと、看板があるだけのオフィスを見て不信感を抱かれてしまう可能性があります。
受付スタッフが常駐しており、突然の来客にも対応できるバーチャルオフィスであれば、取引先や顧客も安心できるでしょう。

デメリット2：住所検索でたくさんの会社が出てくる

バーチャルオフィスでは、１つの住所を様々な会社がレンタルしています。そのため、WEBで住所検索を行うとたくさんの会社がヒットしてしまいます。
バーチャルオフィスという存在を知らない取引先や顧客であれば、「いったいどんな会社？」と不安に思ったり、「本当に存在している会社？」と疑念を抱いたり、マイナスイメージになってしまう可能性があります。
顧客や取引先によっては、前もってバーチャルオフィスを利用していること、バーチャルオフィス様々な企業が利用していることを説明しておく必要があるかもしれません。

バーチャルオフィスで電話代行サービスを利用するメリット

バーチャルオフィスで住所と固定電話番号をレンタルして信用を得たとしても、電話対応がおろそかになってしまうと顧客や取引先は離れて行ってしまいます。
一等地のオフィスなのに、代表電話に電話をして、携帯電話の圏外アナウンスが流れる、電車の音など明らかに外で受けていることが伝われば、「怪しい会社」と思われるのではないでしょうか。
そこで、バーチャルオフィスでの電話代行サービスを利用すると、どのようなメリットがあるのかご紹介します。バーチャルオフィスで電話代行サービスを利用すると、仕事に集中できる・顧客に好印象を持ってもらえる・安心して外出できるなどのメリットがあります。バーチャルオフィスで住所と固定電話番号をレンタルして信用を得たとしても、電話対応がおろそかになってしまうと顧客や取引先は離れて行ってしまいます

メリット1：仕事に集中できる

事務作業や打ち合わせ、コア業務に集中したいときに電話が鳴ってしまうと、強制的に仕事を中断させられて集中力を欠くことになります。
また、その電話が顧客からではなく、営業電話だったらどうでしょうか。起業した会社宛の営業電話というのは意外と多いため、不要な電話に何度も手を止められてイライラ…なんていうことにもなりかねません。
しかし、電話代行サービスを利用していれば、営業電話に対しても受電スタッフが対応してくれますので、不必要な電話対応をしなくてよくなります。必要な電話のみ受電報告をもらうことで、仕事の効率を上げることができます。

メリット2：顧客に好印象を持ってもらえる

1人で起業した場合は、基本的に様々なことを1人で対処する必要があるため、トラブルが起こった時や、忙しい時は電話対応に手が回らないことが起こります。
しかし、電話をしても留守番電話メッセージだったり、長いコール音だったりすると、顧客は「この会社は大丈夫なのか…？」と不安になってしまいます。
特に留守番電話にメッセージを残すことは、新規顧客にはハードルが高すぎるため、他社への顧客流出にもつながるでしょう。
しかし、電話代行サービスを利用していれば、トラブル時でも繫忙期でも受電スタッフが対応してくれますので、顧客からは「しっかりした会社なんだ」と印象がよくなり、安心してもらうことができるのです。

メリット3：安心して外出できる

出先や移動中に顧客からの電話が入ってしまうと、どのような用件かわからないため、会話できる静かなところから急いで折返しする…ということになります。
しかし、電話代行サービスを利用すれば、受電内容を即時報告してくれますので、急ぎの用件は出先から折返し、急ぎでない件は自宅や作業スペースに戻ってから対応することが出来ます。
電話代行サービスを利用すれば、仕事の優先順位もつけやすくなります。

バーチャルオフィスで電話代行サービスを利用する際の注意点

バーチャルオフィスで電話代行サービスを利用すれば、仕事の効率を向上させたり、顧客満足度を向上させたりと、電話対応の頼もしい味方となってくれるでしょう。
しかし、バーチャルオフィスでの電話代行サービスには注意点もありますので、具体的に３つご紹介します。

注意点1：電話発信はしてくれない

電話代行サービスは基本的に「契約している企業に代わって受電を行う」サービスですので、顧客への折り返しの電話や、発信業務に関しては請け負ってくれません。
そのため、バーチャルオフィスでレンタルした固定電話番号を相手に通知させながら、折り返しの電話も電話代行サービスに全て任せたい！という方には向いていないサービスと言えるでしょう。

注意点2：利用料が上がる

電話代行サービスを利用すると、バーチャルオフィスで住所のみレンタルする場合、または、住所と固定電話番号をレンタルして、電話があればスマホに自動転送する場合よりも利用料があがります。
オプションサービスで電話代行サービスの有無を選択できる業者もあれば、最初から住所と電話番号、電話代行サービスがセットになっている業者もあります。
電話代行サービスでしっかりと受電対応を行ってくれる分、バーチャルオフィスの料金が最安値！ということにはなりません。

注意点3：逆に印象が悪くなる場合も

電話代行サービスを利用すれば、顧客からの印象が良くなるとご紹介しましたが、契約する業者によっては印象が悪くなってしまう場合もあります。
バーチャルオフィスの業者が電話代行サービスの人件費を削減しており、「いつ電話しても話中…」だったり、「長くコールを鳴らさないと出てくれない」だったり、明らかに電話に不慣れなスタッフが受電を行ったり…という業者と契約してしまうと、せっかくサービスを利用しているにもかかわらず、顧客への印象が悪い対応なら顧客の流失に繋がってしまいます。

CUBE電話代行サービスとは

ＣＵＢＥ電話代行サービスのように、電話応対研修やマナー研修に力をいれている、また、受電スタッフ全員が正社員である電話代行業者は数少ないと言えるでしょう。
しかし、ＣＵＢＥ電話代行サービスでは、厳しい採用基準をクリアした正社員のみで受電を行い、社内研修だけではなく、外部講師を招いての研修を積極的に取り入れて、応対品質向上に取り組んでいます。
なぜなら、常に明るく丁寧に印象良く「笑声（えごえ）」で電話対応を行うことが、クライアントの企業価値を上げることにつながると知っているからです。
それはトラブル時でも同じことが言えます。クライアント企業宛のクレームやご意見の電話はしっかりとお話を傾聴し、ご不快な思いをさせてしまったことに対して心からお詫びします。
他社ではあまり行っていない「クレーム一次応対」ですが、ＣＵＢＥ電話代行サービスでは全てのプラン内で対応可能です。

もし、取引先や顧客を大切にしたい、電話対応で顧客満足度を向上させたい、という方は、是非ＣＵＢＥ電話代行サービスをご検討ください。

もっと詳しく知りたい！という方は、下記のページもご覧ください。
CUBE電話代行サービスのご案内