ビルメンテナンス業の電話代行サービス活用事例

メンテナンス業の電話代行サービス活用

ビルメンテナンス業は、清掃管理業務、衛生管理業務、設備管理業務、管理サービス業務、保安管理業務等、業務の内容は多岐にわたっています。また、ビルメンテナンス業は、労働集約型の業種であることから、顧客の満足を得る業務の遂行には、人材の確保と育成、能力向上が最も重要です。人材を確保することが必要とされています。
引用元：厚生労働省HP
厚生労働省のHPに記載のあるように、ビルメンテナンス業界は人材確保が必須であり、少子高齢化時代において人材確保の課題は避けて通ることができないのではないでしょうか。

【目次】

ビルメンテナンス業界における清掃業務の課題

今回は、ビルメンテナンス業の中の清掃業務についてピックアップし、既述していきたいと思います。
さて、ビルメンテナンス情報年鑑2020を見てみると、内容別売上構成比は「一般清掃業務」が 6 割強でした。また、ビルメンテナンス情報年鑑2023を見てみると、現在受注しているビルメンテナンス業務およびその他の業務の種類では「一般清掃」が全体で 96.2％と最多となっており、一般清掃には根強い需要があると言えます。
参考：ビルメンテナンス情報年鑑2020（第50回実態調査報告書）
ビルメンテナンス情報年鑑2023（第53回実態調査報告書）

そして、清掃業は独立しやすい業種と言われています。清掃業は、ビルメンテナンス業の業種の中で、開業資金がかからない業種であるためです。最初は、現場に向かうための自動車１台と、ホームセンターでも揃えられるような清掃用具一式分の50万～60万円程度の準備があれば問題ないとされています。また、オフィスに来客があるような業種ではない為、事務所を構える必要もないところも開業しやすい理由の１つです。弊社のレンタルオフィスを利用して開設された方が、数社いらっしゃいます。
参考：日本ビルメンテナンスアカデミー
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このように需要もあって独立もしやすい一般清掃業の費用内訳は、人件費が7割です。清掃業社は、人件費を抑えるために、清掃員の多くはパートやアルバイトで雇用しています。独立したばかりの清掃業者では、全員が正社員という事業者もあります。

しかし、パートアルバイトでも入れ替わりも激しく管理者が、ヘルプで入るということも少なくありません。全員が正社員の事業者の場合も、全員が作業に入ることが多く、全般的に人手不足の業界です。人手不足ならば採用活動を！と思っても、求人募集をかける労力に加え、採用後は実際に雇用して教育や指導を行う労力と時間、勤怠管理を行う手間がかかりますよね。それでも様々な理由で退職してしまって、また採用活動を行う･･･という苦労もあるのではないでしょうか。

求人募集のジレンマ

求人誌などで求人募集をかけると、応募者は電話をかけてきます。しかし、人手不足の中、求人応募者からの電話に対して迅速丁寧に対応することって難しいもの。特に、1人で経営全般を行っている場合は、移動や現場での作業で長時間電話に出られないこともありますよね。もちろん、他に多くの清掃スタッフを抱えている場合でも、みんな現場に出ているので電話対応ができるスタッフがいない場合や、事務員がいてもスケジュール管理や受注管理、請求書管理業務などで求人応募者からの受電がおろそかになってしまう場合もあるのではないでしょうか。

清掃員のアルバイト・パートへの応募者は、高齢の方が多いです。最近の求人はネット広告が主流となっていますが、出来る限り応募率を上げようと思うと電話受付は、必須です。60代、70代でもスマホを使える方は多いですが、応募ハードルを下げる（応募しやすい）環境を作ることは、社員のことも考えている優しい姿勢も伝わるので応募数が増えます。

求人応募者の第一印象を変える

しかし、少子高齢化で人口が減っている今、求人応募者は企業を選ぶ立場にあります。働く条件は大切ですが、応募時の電話対応１つでやっぱり応募を取り下げる、もしくは、採用されても辞退するなんていうこともあるんです。なぜなら、誰しも「自分は大切にされている」と思える会社で働きたいから。求人応募者からの電話は、働きたい会社かどうかの第一印象を決める大きな役割があるのです。
不安と期待を持ってかけた電話で、『誰も出ない』『いつ電話しても留守電だ』『やっと電話に出てもらえたけどとても忙しそうでそっけない』『不機嫌そうに感じる』ということがあると、やっぱりこの会社で働くことはやめておこうと思ってしまうのです。
せっかくお金をかけて求人募集をかけているのですから、少しでも多くの人に応募してほしいですよね。
逆に、応募時の電話対応の第一印象がよければ、そのまま働いてくれる可能性が上がります。そのためには求人応募者への電話対応は、迅速に丁寧に行う必要があるというわけです。
「それはわかっているけれど、そもそも人手不足なんだから不可能！」と思われる方には、求人応募者からの電話対応ができる電話代行サービスの利用をおすすめします。
CUBE電話代行サービスは、忙しいあなたや事務員の方に代わって、大切な求人応募者からの電話対応をします。フルネームや連絡先、希望条件などをお伺いすることもできますし、「本日中に折返しご連絡します」や「履歴書を送付していただけますか」など、臨機応変な対応も可能です。

現場作業に集中したい

独立された方で、自分自身も現場に出向かれている方は多いと思います。現場で清掃作業を行っているときはなかなか電話には出られませんので、留守番電話にしていたり、着信があれば気がついたときに折り返しにしたりして対応している方がほとんどだと思います。

しかし、その着信は、新規依頼を頼むかどうか相談の電話だったのかもしれません。もしくは、顧客からの急ぎの案件、クレームの可能性もあります。留守番電話メッセージでは上手く伝えられないので何も残さない顧客もいれば、繋がらないならもういいやと他社に依頼してしまう顧客もいます。折り返したら今度は顧客の方が繋がらないなんていうこともあります。
こんなとき、誰かが明るく丁寧にすぐに受電してくれたらどうでしょうか。おそらく、留守番電話メッセージが流れたり、コール音がずっと続いたりするのとは全く別の印象になるでしょう。

清掃業の電話代行サービス活用清掃業

ビルメンテナンス業の電話代行サービスを利用すべき企業の特徴

人手は足りないがもっと顧客に喜ばれたいビルメンテナンス業

事業が順調になってくると必ず訪れる人手不足。特に独立して1名でやっていたり、数名でやっていたりすると、清掃業務はしっかり行えても、新たな依頼や問い合わせ、クレームの電話に対応できる人間が不足してしまいます。

しかし、清掃業務を行うスタッフ以外に事務仕事や電話対応ができるスタッフを雇う、もしくは派遣で来てもらうとなると結構な人件費がかかります。派遣だったとしても、アルバイトやパートだったとしても、新たに人件費を払うよりも経営者が頑張って電話対応をするという選択を取る方も多いと思います。とはいえ、忙しい経営者は常に電話に出られるわけではありませんよね。そして、業務の合間に取った電話がクレームだった場合、長時間拘束されてしまって次の業務に差し支えてしまう･･･なんていうことにもなりかねません。

もし、人件費は抑えて、顧客からの連絡には即時に対応できたらどうでしょうか。
少しでも顧客からの電話の対応に悩まれている方は、アルバイトやパートよりも圧倒的にリーズナブルで、電話対応の教育の必要もないCUBE電話代行サービスをご利用ください。ＣＵＢＥ電話代行サービスは、電話応対の研修と教育をきっちりと受けたプロが親切丁寧に電話対応をいたします。2～3コール以内に笑声（笑顔の声）で受電しますので、顧客にも好印象で人手不足を感じさせません。
ＣＵＢＥ電話代行サービスをご利用されているビルメンテナンス業の方からは、印象の良い電話対応としっかり話を聞いてくれる安心感で新規依頼が増えた！や、既存の顧客からの評判が上がった！とお喜びの声をたくさんいただいています。

求人募集をかけても対応できないビルメンテナンス業

求人募集をかけているが応募者からの電話に出ている暇がない、もしくは求人募集をかける予定があるが忙しいので電話の対応はできればしたくないなど、お困りのことはありませんか。
どの業界でも人手不足のときに求人募集をかけますが、人手不足がゆえに求人応募者からの連絡になかなか対応できないということがあります。しかし、採用活動にはお金も時間もかかります。なるべく効率的に良い人に入ってほしいですよね。求人応募者から質問や応募の電話がかかってきたとき、2～3コール以内に受電し、印象良く明るく丁寧に対応すれば、それだけで応募者は安心して働ける会社であると判断してくれます。

ＣＵＢＥ電話代行サービスなら、求人応募者からの電話対応の経験が豊富なスタッフが多く在籍しています。折返しの連絡を伝えるだけでなく、簡単な質疑応答に答える、履歴書を送付してもらうようお願いする、面接日を伝えることもなどもスムーズに行うことが可能です。ＣＵＢＥ電話代行サービスを活用すれば、効率的に印象良く採用活動ができるのです。

不要な電話が多いビルメンテナンス業

忙しい時に顧客からの電話だと思って受電したら営業電話だったという経験はありませんか。同じ会社からあまりにしつこい勧誘であれば電話番号をブロックしてしまえばＯＫですが、他の電話番号からかけてきたり、その他の会社からの営業電話がかかってくるようになったりしますよね。受電してみるまで、顧客からの電話なのか営業電話なのかわからないので、営業電話の対応が嫌でも電話に全くでないというわけにもいきません。
営業電話に1日1本でも対応すれば、それがたとえ3分であっても業務効率を考えると25分は落ちると言われています。事務作業中であったり、メールの文章作成中であったり、何かしらしていたことの作業を強制的に中断させるのが電話です。中断された作業をもう一度始めるにあたり、どこまで何をやっていたのか思い出す時間も必要です。実は、電話を受ければ受けるほど、集中力はなくなってしまうのです。

しかし、ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用すれば、いったんすべての電話をキューブのオペレーターが代わりに受電して用件をお伺いします。不要な営業電話はメールで用件をご報告しますので、手が空いたときに確認するだけでよくなるのです。
逆に、顧客からの緊急の電話であれば、内線感覚でスマホに取り次ぐ事も可能なので、効率的に臨機応変に対応が出来るのです。

ビルメンテナンス業の方におすすめのプラン

電話代行　シンプルプラン

ＣＵＢＥ電話代行サービスをお試し感覚で使ってみたい、というビルメンテナンス業の方におすすめのプランはシンプルプランです。月額10,000円で月に50回まで料金内で受電が可能です。
独立して1人で仕事を行っている方は、固定電話ではなくてスマホに直接電話があることが多いと思いますが、顧客が「いつ電話しても留守電だ！」「すぐに伝えたいことがあるのに！」という気持ちだった場合、他に連絡先がないと不安感やイライラはどんどん膨らんでいくものです。
しかし、ＣＵＢＥ電話代行サービスのシンプルプランをご利用頂くと、オペレーターがいつでも丁寧にご要望や伝言をしっかりとお伺いします。顧客や新規見込み客の方も安心して質問や依頼をしてくれるのです。月額10,000円というリーズナブルなプランながら、他の電話代行業者にはなかなか無い「クレーム一次対応」と「応答後転送サービス」がプラン内でついているところも好評です。
電話代行シンプルプラン詳細はこちら

電話代行　スタンダートプラン

求人募集をかける予定があるビルメンテナンス会社の方におすすめのプランはスタンダートプランです。月額25,000円で、月に100回まで料金内で受電が可能です。
応募者の方のフルネーム、連絡先、希望職種などをお伺いし、「履歴書を○○の住所へお送りください」と伝えたり、「担当者から本日中にご連絡します」と伝えたり、ご希望の文言を電話口の方に伝えることが可能です。また、連絡先もプラン内で10人まで登録ができますので、求人に関しての報告はＡさんへ、新規顧客からの電話の報告はＢさんへなど、内容にあわせて個別にご報告が可能です。
他にも、シンプルプラン同様に「クレーム一次対応」と「応答後転送サービス」がプラン内でついているので、シンプルプランよりも更に臨機応変な対応が可能と言えます。
電話代行スタンダードプラン詳細はこちら

電話代行　受付代行プラン

求人募集の受付をなるべくＣＵＢＥ電話代行サービスで完了してほしい！新規依頼や継続依頼の日時なども受付してほしい！とお思いのビルメンテナンス業の方は、受付代行プランがおすすめです。
受付代行プランは、事前にいただいたマニュアルに沿って必要事項をお伺いするだけでなく、簡単なＦＡＱにお答えすることも出来ますので、まるで新たに電話サポートのスタッフを雇ったようだとご好評いただいています。たとえば、求人応募者からのお電話では面接日程表を見ながら面接日時を予約完了してしまうこともできますし、応募者からの質問がＦＡＱにあれば、その場でお答えすることも可能です。
新規依頼の電話には依頼社名、担当者名、連絡先、住所、希望日時（第1～第3）、希望メンテナンス内容、その他詳細などをお伺いしてから報告することや、定期依頼には次回の日程の希望などのお伺いや、日程表があれば受付完了もできます。
ご希望の対応内容によって、月額基本料金と対応費が異なってまいりますので、お気軽にご相談ください。
受付代行サービスの詳細はこちら

CUBE電話代行サービスが選ばれる理由

クレーム一次応対も基本プラン内で対応

どの業界でもクレームがゼロのところは無いのではないでしょうか。クレームの電話があった時、留守番電話メッセージが流れたり、電話が鳴りっぱなしだったりすれば、更なるクレームに発展する場合があります。
しかし、クレーム電話にすぐに受電したとしても、話を聞かなかったり、適当に謝ったり、すぐに電話を切ろうとすればどうなるでしょうか。おそらく、誰も電話に出ない時よりもイライラや不信感が募ってしまうのではないでしょうか。場合によっては、「なんだ！その態度は！」と、二次クレームに発展することが想像できます。
CUBE電話代行サービスでは、全プランでクレーム一次対応も致します。クレームの電話も、大切な電話の１つとして真摯に対応します。その場で解決は出来ないとしても、お話をしっかり聞いて共感し、お客様に寄り添った対応に努めています。

他の電話代行業者では、クレーム一次応対が出来ないところが多く、二次クレームにつながってしまって使っていた電話代行サービスを解約した･･･という方がＣＵＢＥ電話代行サービスに問い合わせをされることも。
なぜなら、『クレームの電話は、通話時間が長い』からです。通話時間が長くなればなるほど、電話代行業者は、人件費がかかるため、クレームの電話は「私ではわかりかねます」とだけ伝えて少しでも早く電話を切る、もしくは高額オプションを請求するところが多いのです。
たしかにＣＵＢＥ電話代行サービスのプランは、激安というわけではありません。しかし、たまにしかないクレームの電話だからこそ、プラン内でしっかり対応できる電話代行業者としてＣＵＢＥ電話代行サービスは選ばれています。

既存の顧客にも新規の顧客にも印象の良い電話対応

電話代行サービスは、顧客からの電話を気にせずに業務に打ち込めることがメリットではありますが、利用している電話代行サービスの応対品質が悪ければ、お金を払っているにもかかわらず会社の評判（ブランドイメージ）を落としてしまいます。
電話代行サービスを利用していても、「電話にはすぐに出てくれるけれど、いつも対応が冷たいよね」や、「おたくの事務の子、なかなか電話に出ないね」など言われてしまっては、もったいないですよね。
実際に、既存の顧客からの評判が悪くて利用していた電話代行業者を解約し、ＣＵＢＥ電話代行サービスで再契約したという方もいます。それは電話代行サービスの利用料金を下げるために、人件費を削って少ない人数で受電を行っている業者や、教育を徹底しないままにアルバイトで「とりあえず受電すれば良い」としている業者が少なからずあるからです。

ＣＵＢＥ電話代行サービスでは、既存の顧客にも新規の顧客にも最大限に喜んでもらえる電話対応を行うように、オペレーターへの教育は時間も手間も惜しみません。
まず、電話には必ず感謝の気持ちをもつこと、話をしっかりと傾聴すること、相手にあわせた話し方をすること、話すスピードを合わせること、相槌の打ち方や間の取り方、声のトーンを変えることで、電話口の方からの印象がよくなることを、ロールプレイングなどでオペレーターに実感してもらいます。また、教育を徹底するために、全オペレーターが1020時間以上の受電に関する研修を必ず受けており、研修は継続して行っています。1人1人が責任をもって質の高い電話対応に努めているため、「ＣＵＢＥ電話代行サービスなら安定した品質の高い応対をしてくれると聞いたので」と、ご紹介で契約してくださる方も多いんですよ。

応答後転送サービスで臨機応変な対応ができる

「必要な電話だけを自分で受電して対応したい」というビルメンテナンス業の経営者の方には、応答後転送サービスが喜ばれています。
応答後転送サービスを利用すれば、不要な営業電話は、ＣＵＢＥ電話代行サービスで用件を聞いてメールのみでご報告し、既存の顧客や新規見込み客からの電話のみ内線感覚でスマホに取り次ぐ、ということも可能です。
これなら、ＣＵＢＥ電話代行サービスからかかってくる電話は「必要な電話」であると思って安心して受電していただけます。
また、作業中で受電できない時も安心してください。取り次ぐ際にスマホから留守番電話メッセージが流れたら、元に戻してオペレーターがご伝言を承ります。さらに、前もって「本日は○時まで受電不可」とＣＵＢＥに教えていただければ、該当の時間までは外出中として電話口の方にお伝えします。もちろんその時間帯は応答後転送サービスもいたしません。
他にも、「緊急や急ぎの電話だけ応答後転送サービスで取り次ぐ」ということもできますので、ビルメンテナンス業の経営者の方の働き方にあわせて利用することができます。これがすべて料金内でできるのです。「臨機応変に対応してくれるので、まるで事務員を雇っているみたい」と、多数のビルメンテナンス業の方に喜んでいただいております。