Web制作業の電話代行サービス活用事例

WEB制作会社の電話代行サービス活用事例

Web制作業界は1990年代以降、インターネットサービスの普及とともに出来上がった比較的新しい業界であり、IT技術とともに急速に発展してきました。現在、世界のWebサイトの数は17億を超えており、その多くのWebサイトがWeb制作会社によって作られました。
参考：Web制作会社のM&Aやメリット、今後の展望を解説

2000年代前半頃からある程度知識のある人であれば自社HPを作成できる時代になりました。また、2010年以降はスマホが普及しだしたこともあり、スマホ用アプリに力を入れたり、HPを持たずにSNSのみで自社の情報を発信したり、企業の情報発信の方法も変わってきました。最近ではクラウドサービスやAIの利用の需要も高まってきていますね。Web制作業界の仕事内容も、時代にあわせてこの20年ほどで変わってきたのではないでしょうか。

【目次】

Web制作業業における電話代行サービスの必要性

Web制作業界が抱える課題

日本国内で17,000社ほどあると言われているWeb制作会社ですが、変わりゆく技術やニーズにあわせながら、競合他社と差別化し強く生き残っていくためにはどうすればいいでしょうか。また、Web業界全体でIT人材不足という課題があります。
経済産業省が公表した「IT人材需給に関する調査」では、IT人材の需要に対する需給のギャップは広がり続け、2030年には最大で79万人に達するという予測もされています。
参考：Web業界の市場規模は急速に拡大中！活躍できる職種＆トレンドを紹介

人材不足の背景には、少子高齢化の影響ももちろんありますが、近年のWeb制作業に求められる仕事内容や技術の多様化により、採用される基準も昔よりレベルが高くなっていることも理由となっています。また、Web制作業では、技術や実務経験があって、更に自分で営業活動も出来る人材は、フリーランスで独立する選択肢もあるため、採用募集を出しても優秀な人材が集めづらいこともあるでしょう。

コア業務に集中したい

人材不足の課題を少しでも、解消するには、電話代行サービスの活用が有効です。
中小のWEB制作会社の場合、営業担当は外出しており、WEBデザイナー、コーディング担当、エンジニアがオフィス勤務となります。その為、必然的にWEBデザイナー、コーディング担当、エンジニアが電話対応をしなければいけない環境になります。
問合せ内容が、営業担当から折返しの電話がほしい、業者からの確認、求人広告の営業、短い内容であっても、人は一旦集中力が切れると元の状態に戻るまで25分必要と言われています。人材不足の中で、各担当が、コア業務に集中出来ない環境となっています。加えて、電話対応が苦手な人材も多く、電話応対は退職理由の一つにもなっています。
さらに、クライアント（顧客満足度）にとっても大きなマイナスです。電話対応が苦手な人材は、多くの場合電話対応の印象が良くありません。「あー、また手を止められた」「それならメールで連絡くれたら良いのに」「営業担当のスマホに電話して取らなかったら外出しているのはわかりますよね」という心の声を感じてしまいます。
こんなときにCUBE電話代行サービスを活用すれば、受電業務に割く時間が必要なくなります。各担当は、自分の担当のコア業務に集中することが出来ます。また、クライアント（顧客満足度）にとっても、電話対応が好きな人材が対応することで印象も良く、ブランドイメージ向上へもつながります。

リモートワークでの受電業務

Web制作業は、リモートワークが可能な業種です。求人情報でも「リモートワーク可」や「完全在宅勤務OK」をよく目にします。
リモートワークでOKならば、転居が難しい地方住まいの人や、子育てや介護、自身の病気や障害などでWeb制作に携わる仕事を諦めていた層を求人で集めることができるメリットがあります。また、厚生労働省の推進するテレワーク普及促進関連事業における「時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」にもつながります。

しかし、クライアントのヒアリングや、新規見込み客からの問い合わせ対応はフルリモートでは難しい場合があります。既存のクライアントのヒアリングには対面、もしくは電話やZoom、その他のツールで行うことができますが、意外と対面や電話での打ち合わせを希望するクライアントも多いのではないでしょうか。
また、新規見込み客の場合は、電話やメール、チャット等で問い合わせが可能ですが、IT業界に精通していないクライアントも多く「電話で話して決めたい」という顧客は多いもの。ほかにも、ちょっと知りたい、すぐに聞きたい、メールだと伝わらない、口頭で説明したい、気持ちを伝えたいなど、理由は様々ですが、電話での問い合わせをゼロにすることは不可能に近いと言えます。

既存クライアントでも、新規見込み客でも、対面もしくは受電のために誰かが出社する必要がでてくるのではないでしょうか。
もちろん、様々な方法でリモートワークでも代表電話への対応が可能ですが、周りの環境音に配慮する必要がありますし、一部の社員へ電話対応が集中し負担となっていることも多いのが実情です。
こんなとき、代表電話宛の受電だけでも電話代行サービスに外注することができれば、リモートワーク中にクライアントや新規見込み客からの電話を気にすることもなく、誰かが電話番として出社する必要もなくなります。対面での打ち合わせの際だけ前もって日時を決めて出社すればいいので、それ以外は全員がフルリモートも可能になるかもしれません。電話代行サービスの利用は社員の負担軽減とリモートワーク推進にもつながります。

CS（顧客満足度）とES（従業員満足度）を向上させる

「CS（顧客満足度）とES（従業員満足度）を向上させながら業務を効率化させる」ことこそが、人手不足でも競合他社に勝ち、Web制作業界で生き残っていく方法なのではないでしょうか。
ＣＵＢＥ電話代行サービスは、お一人お一人のお問合せに明るく丁寧に対応します。既存のクライアントや新規見込み客に、「自分が大切にされている」と感じて頂くことは、関係を深める確かな一助となります。電話も顧客との大切なタッチポイントです。そのタッチポイントで安心感と信頼感が増せば、新規発注や継続的な依頼を受けることにつながります。また、社内では受電業務が不要になることでより一層、場所や時間に縛られることなく柔軟な働き方ができるようになり、従業員の満足度向上が見込まれます。

Web制作業の電話代行サービスを利用すべき企業の特徴

リモートで自宅で電話取るのがつらい電話対応は退職理由の一つにもなっている

電話対応が苦手

Web制作の仕事は好きだけど、クライアント対応は苦手という人は、多いのではないでしょうか。特に携帯電話が普及しだして以降、電話対応に関しては苦手意識が強い若者が多く存在します。Web業界が数年単位で大きく変動してきたことにより、人々のコミュニケーションツールも大きく変動しました。自宅の固定電話で受電をする経験のない若者たちは、自分宛でない電話に出るという経験がありません。そもそも電話をコミュニケーションツールとして使うこと自体が減っており、学生時代にアルバイト等で接客経験はあっても電話対応は避けてきたという話もよく聞きます。このように電話対応が苦手な新入社員は多く、退職理由の上位にもなっています。
また、架電（電話をかける方）の場合は前もって話す内容を準備して自分のタイミングでかけられますが、受電はそうはいきません。心の準備も出来ず、話す内容も予想できないため、特に苦手意識が強いようです。

せっかく設計やデザイン、コンテンツ制作業務などが優れているのに、受電の際に意図せず失礼な対応をしてクレームに･･･なんていうことが起きないためにも、受電は「応対品質の良い電話代行サービス」にお任せください。
ＣＵＢＥ電話代行サービスでは、電話口の方と契約社の方に喜んでもらえることを第一に考えて1本1本、感謝の気持ちを込めて受電します。気持ちを込めた「ありがとうございます」という第一声があれば、相手の方に安心感を与えることができます。また、電話口の方からしっかり要望や質問内容を傾聴してご報告しますので、安心してください。受電が苦手な社員の方でも、電話を気にせずに安心してコア業務に集中することができるので、生産性の向上が見込めます。

不要な電話が多い

電話は、受電してみないと誰からどのような内容の話なのかわかりません。顧客や取引先からの電話だけでなく、不要な営業の電話も対応しなければならず、集中力、モチベーションだけでなく、時間も取られ、業務の邪魔になっているのではないでしょうか。CUBEでは様々な業種の代表電話を対応させて頂いていますが、その中でIT関連企業は他の業種に比べ、2倍以上営業電話の数が多いです。顧客、取引先からの電話が月30コール程度、営業電話が80コールということも、この業種ではあります。

たとえ1日1本の営業電話だったとしても、1日数分の時間のロスと、1日1回は必ず社員の誰かの集中力が途切れるということになります。
実は、ロッテが2020年3月に行った「ビジネスパーソンの働き方と仕事スイッチに関する意識調査」では、ビジネスパーソン600人の「仕事スイッチの持続を阻害している要因」の1位は「電話」という結果になっています。
参考： “働き方改革応援ミント” 「EATMINT（イート・ミント）」調査レポート》「ビジネスパーソンの働き方と仕事のスイッチ」に関する意識調査

それくらい電話というものは集中力が途切れるツールなのです。にもかかわらず、受電した電話内容が売り込みだったり、不要なアンケート調査だったりすると仕事へのモチベーションも下がりますよね。
こんなときも電話代行サービスを利用すれば、電話で集中力が切れることも有りません。ＣＵＢＥ電話代行サービスでは、不要な営業電話は用件を聞いてメールもしくはチャットにて報告しますので、手が空いたときにサッと目を通すだけでよくなります。「これは不要な営業電話である」とＣＵＢＥ電話代行サービスにメールでご指示いただければ、以後の電話はＣＵＢＥでお断りすることも可能です。また、ＣＵＢＥ電話代行サービスは、「応答後転送サービス」というサービスを各プランでご利用頂けます。「応答後転送サービス」は、内線感覚で電話を取り次ぐサービスです。例えば、クライアントや新規見込み客からの緊急の電話のみ内線感覚で取り次ぐことも可能ですので、緊急の案件に対応が遅れることもありません。日々の受電が圧倒的に減るので、社員のストレスの軽減と集中力の向上が見込めます。

リモートワークをしたい・している

クライアントや新規見込み客は一定数が必ず電話をしてきます。そして、そのような顧客は、電話対応の印象の良し悪しでその企業の良し悪しを決めてしまうと言っていいでしょう。電話するには適していない場所や、自宅で周りの声や音に気を遣いながら受電することは、顧客にも社員にもストレスですよね。

もし、ＣＵＢＥ電話代行サービスをご利用いただければ、誰かが電話当番のために出社する必要もなければ、リモートワーク中の社員が、受電を心配する必要もありません。
応答後転送サービスでは、緊急の場合のみ、取りたい電話のみを内線感覚でご自身のスマホに取り次ぐことが出来ます。
電話を取り次ぐ際にキューブのオペレーターが状況を説明しますので、その間に静かな場所へ移動する、もしくは「○分以内に折り返すと伝えて」等、具体的に指示を出すこともできるのです。
他にも、「本日、○○（名前）は終日外出しておりますので、出先から折り返しご連絡します」等、ご希望に応じて顧客へ日々の予定をお伝えすることが可能です。
スケジュールや社内の状況を伝えることで、クライアントや新規見込み客の方に、自社社員が対応するのと同等の安心感を持ってもらうことができます。
このようなちょっとした対応で、「顧客へのブランドイメージを上げることができる」「他社との差別化を図ることができる」と、リモートワーク中の企業の方にも好評です。

フリーランスでやっている

フリーランスでWeb制作業を行っている方は、すべての業務を1人で行わないといけないため大変多忙ですよね。クライアントとの打ち合わせ中、移動中、作業に集中しているときに電話がかかってきても受電できないということはありませんか。フリーランスでやっていこうと思っている方も、電話対応の不安はありませんか。

もし、新規見込み客から電話があった場合、即時対応ができなければ他のところに依頼されてしまうということにもなりかねません。既存のクライアントでも、電話の対応が遅いことが続けば、「顧客である自分のことを大切にしていない」と判断されて不信感につながったり、懇意なクライアントでも、「やっぱり1人だから仕方ないか」と思いながらも不安を感じてしまうものです。
不信感や不安感は、打ち合わせにも影響が出てきます。せっかくこちらがいいものを提案しても、疑う気持ちが生まれて素直に聞くことができなくなったり、値引き交渉につながることも多いのではないでしょうか。

せっかく技術や提案力があっても、受電が遅かったり、留守電対応が多かったり、電話中に忙しそうな態度をとってしまうと、顧客の心は、離れてしまうのです。たったそれだけで？と思いますが、いつ電話しても明るく電話に出てくれて、自分の話を優しく丁寧に聞いてくれるところと、いつ電話しても忙しそう、もしくは出てくれないところと、どちらが安心できるでしょうか。大手企業と同じレベル、もしくはそれ以上の安心感を感じられれば、技術、提案内容もそれに見合った金額を提供しやすいのではないでしょうか。
もし、少しでも心当たりや不安がある方は、ＣＵＢＥ電話代行サービスをご利用ください。わずか１万円からで、ＣＵＢＥ電話代行サービスのオペレーターが全ての電話に明るく丁寧に対応します。顧客満足度が向上すること間違いなしです。また、ＣＵＢＥ電話代行サービスをご契約のWeb制作のフリーランスの方は、電話のことを気にせずに打ち合わせや移動、ご自身のコア業務に集中することができます。

Web制作業の方におすすめのプラン

フリーランスの方におすすめ　シンプルプラン

Web制作業のフリーランスの方におすすめプランは、電話代行サービスシンプルプランです。月額10,000円で、月50コールまで料金内で受電が可能です。
フリーランスの場合は、固定電話ではなくてスマホに直接電話があることが多いと思いますが、クライアントが「何度電話しても留守電だ！」「すぐに伝えたいことがあるのに！」という気持ちだった場合、他に連絡先がないと不安感やイライラはどんどん膨らんでいくものです。しかし、ＣＵＢＥ電話代行サービスのシンプルプランをご利用いただいていれば、オペレーターがいつでも丁寧にご要望や伝言をしっかりとお伺いしますので安心です。
月額10,000円というリーズナブルなプランながら、クレーム一次対応もプラン内でついているところも好評です。
06、03、050番号貸出オプションもご用意しています。名刺に固定電話番号を掲載したい方にオススメのオプションです。
電話代行シンプルプラン詳細はこちら

Web制作会社の方におすすめ　スタンダートプラン

Web制作会社の方におすすめのプランはスタンダートプランです。月額25,000円で、月に100回まで料金内で受電が可能です。また、連絡先もプラン内で10人まで登録ができますので、名指しのお電話は該当の方にご報告します。
他にも、クライアントや新規見込み客からの急ぎの問合せは、内線感覚でスマホに取り次ぐことができる応答後転送サービスの利用もおすすめです。もちろんこのサービスもプラン内で利用OK！もし、移動中などでクライアントとすぐに話せる状況じゃない場合は「今、移動中だから10分後に必ず折り返すと伝えて！」とCUBEに口頭で具体的な折返し時間を伝えることも出来ます。いただいた指示はCUBEからクライアントにしっかりと伝えますので、移動中だけでなく、打ち合わせ中やリモートワーク中も安心して仕事ができます。クライアントから承ったご伝言は、事前に指定されたメールアドレスに即時報告いたします。
電話代行スタンダードプラン詳細はこちら

社内でチャットツールを利用中の方におすすめ　スタンダートプラン+各種チャット報告

社内でLINE、Slack、Chatworkなどを利用しているWeb制作会社の方におすすめのプランは、スタンダートプラン+各種報告オプションです。
通常のスタンダードプランに加え、CUBE電話代行サービスからの報告メッセージをチャットツールに行うオプションサービスです。
利用出来るチャットツールには、Chatwork、Slack、LINE、GoogleChat、MicrosoftTeams、LINEWorksがあります。普段利用しているチャットツールへ報告メッセージが届くので、いちいちメールを開く手間もかかりません。また、社内で共有しているチャットツールであれば、他の社員も確認ができるので報告メッセージの見落としもないと大変好評いただいています。
電話代行スタンダードプラン詳細はこちら
 LINE報告の詳細はこちら
 Chatwork報告の詳細はこちら
 Slack報告の詳細はこちら
 Teams報告の詳細はこちら
その他、LINE Works、Google Chatとも連携出来ます。

CUBE電話代行サービスが選ばれる理由

ブランドイメージと顧客を大切にする高品質な電話対応

限られた人数でも効率よく柔軟な働き方ができるだけでなく、クライアント、取引先へのブランドイメージも大切にするWEB制作会社様にご利用頂いています。

Web制作業での人材不足を少しでも補うために電話代行サービスを活用することは有効ですが、どの電話代行業者を使っても一緒というわけではありません。それぞれの電話代行業者で特色や特徴があります。電話応対の質はさておき利用価格が安いところ、365日24時間利用OKなところなど、それぞれの業者で重んじているところが違います。
CUBE電話代行サービスでは、『電話口の方に喜んでもらう電話応対』をモットーに、高品質な電話対応を重んじています。

1本1本の電話に必ず感謝の気持ちをもって受電することから始めます。気持ちを込めた挨拶は必ず電話口の方に伝わるからです。また、電話口の方の話をしっかりと傾聴し、相手の方に合わせた話し方、話すスピードを合わ、相槌の打ち方や間の取り方、声のトーンを変えることをオペレーター全員に徹底して教育しています。オペレーターは、継続的なスキル向上のためアルバイト、パートではなく、正社員募集し、1020時間の研修、登用試験をクリアして正社員として電話対応の業務に従事しています。実際に「電話対応がいいとクライアントに喜ばれた」や、「CUBE電話代行サービスを利用してから新規契約が増えた」など、Web制作業の方からもお喜びの声をいただいております。

プラン内でクレーム一次応対ができる

CUBE電話代行サービスでは、全プランでクレーム一次対応がついています。実は、他の電話代行業者ではクレーム一次応対が出来ないところが多く、二次クレームにつながってしまって乗り換えられる方が多いのです。
「クライアントが良い人ばかりでクレームはないから。」と思われている方は、多いです。しかし、固定電話、代表電話へのお問合せは、
・担当者の携帯電話へ電話したがつながらない
・HPを見たけど、急いでいるから電話で問い合わせた
・担当が有給で休みだけど、急ぎだから電話で問い合わせた
等々、クレームではないけど、顧客が困っている、顧客の気持ちが高ぶっているお問合せが固定電話には多いのです。そんな問合せに事務的に淡々と手短に対応してしまうと顧客の気持ちは離れて行ってしまいます。企業との顧客体験としては、マイナスな体験になってしまうのです。クレームになれば、その後フォローのチャンスもありますが、日本の場合、70%以上の人がサイレントクレーマーとなり、企業が気付かないまま離れてしまいます。

クレーム一次対応の教育を受けていたら、こういうお問合せに対しても真摯に対応します。声のトーンや内容により、お詫びをお伝えし、クライアントのお話をしっかりと傾聴して共感することをオペレーターに教育しています。クレームの電話の最後に「電話して良かった。これからもよろしく」なんて言ってもらえることも多いんですよ。

プラン内で応答後転送サービスがついている

キューブでは、クレーム一次応対と同じく全てのプランで「応答後転送サービス」をご利用頂けます。応答後転送サービスとは、内線感覚でスマホへ取り次ぎが出来るサービスです。クレーム一次応対と同じく、他の電話代行業者ではこのような「応答後転送サービス」を行っていない、もしくは高額なオプションサービスで提供されているところが多いのです。
応答後転送サービスを利用すれば、緊急のご用件などは担当者のスマホに取り次ぐことが可能です。緊急でない用件は「担当者より折返しご連絡いたします」とお伝えし、ご報告します。リモートワーク中でも緊急の用件のみすぐに対応できるので安心です。また、自社都合を優先して対応が遅い業者が増えている中、大きな差別化になります。
すぐにクライアントからの電話に出られる状況ではない場合でも、キューブのオペレーターに「今、外だから10分後に折り返すと伝えて」など、具体的な指示を出すことができます。クライアントは、急ぎの用件の詳細や自分の気持ちをキューブに伝えることができると同時に、いつ連絡がもらえるのかを具体的に知ることもできますので、安心感が違います。応答後転送サービスがあれば、ますます臨機応変な対応が可能になるというわけです。