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営業部における電話代行の必要性
社内で消費者・顧客に向けて販売・促進などの活動を行う「営業活動」を主な業務とする営業部ですが、「営業」と言っても各企業により、「法人に向けた営業」と「個人に向けた営業」があり、その中でもさらに「メーカー営業（直接販売）」「代理店営業」「商社営業」といった形態、「ルート営業」「新規営業」「反響営業」といった販売経路・手法に分かれるなど、営業活動を行う相手・内容・アプローチの仕方などが異なります。
しかし、【顧客から商品・サービスについて、営業部宛に問合せが入る】という点は、全ての営業活動に共通します。
金額や納期に関する問合せや、新規の見積もり依頼など、緊急を要する件でなければ、メールやサイト、チャットツールなどを通しての連絡で、お互いの都合の良いタイミングで確認・返信が出来る方が便利です。
ですが、何かトラブルがあった際や、どうしても至急で聞きたい内容がある場合などは、電話で問合せをする方が多く、「電話」も非常に重要な連絡手段のひとつです。
1.緊急時は会社宛に電話することが多い
既存顧客で担当営業が決まっている場合、法人・個人問わず担当者の電話番号やメールアドレスなど直接の連絡先を交換しているケースも多いかと思います。
しかし、営業の方は外回りも多く社内にいない時間もあるため、至急の際は携帯の連絡先を知っていても、『担当営業か、もし担当者が不在でも代わりに対応してくれる人がいれば・・・』という思いで、会社の営業部宛に電話をされる場合があります。
2.新規顧客は会社宛に問合せをする
新規営業をした相手から、『先日説明してもらったサービスについて興味があるので詳しく話を聞きたい』、広告やホームページを見た顧客から『あの商品を購入したい』など、まだ取引を交わしていない新規顧客は、担当営業の連絡先を知らない事がほとんどですので、法人・個人問わず、まずは会社宛に問合せをされます。
3.担当者への気遣いから会社に連絡をする
普段、親密にやり取りをしている顧客であっても、営業担当者のシフトやスケジュールまで把握している事は少ないので、『担当者の携帯に直接電話して、もし休みだったら・・・』や『大事な商談中だったら・・・』という気遣いから、携帯番号を知っている関係であっても、会社に電話をして、社内に担当者がいれば取り次いでもらう、外出中であれば担当者から折り返してもらう、社内にいなくても出勤していることが分かれば直接携帯にかけ直す・・・等、まずは担当者の予定確認のため、会社に連絡される方も多いかと思います。
このような理由から、営業部には代表電話番号が必須と考えられますが、本来の営業業務のため、社外に出る事が多いのも営業部の特長です。
せっかく営業部の代表番号にお電話をいただいても、外出中で誰も電話に出る事が出来なければ、新規顧客への営業機会の損失や、既存顧客からの信頼を失う可能性に繋がってしまいます。
そんな時は、社内にいなくても電話を取ることができる「CUBE電話代行サービス」が便利です。CUBEに依頼をすることで、社内に誰もいない場合も電話対応を任せられるので、営業の方は安心して営業活動に専念できます。
営業部において電話代行サービスを利用すべき企業の特長
少人数で営業している
営業事務や受付担当として従業員を雇っている場合は、営業担当が不在の時も電話対応を任せることができます。しかし、少人数で営業を行っている会社は、従業員は営業担当のみで場合によっては全員が営業に出てしまうので、オフィスが不在になる。もしくは、誰かしらが留守を預かれるように各営業担当者のスケジュールを調整しなくてはならない・・・という場合もあるのではないでしょうか。
また、事務員のいる会社でも、少人数の場合だと、電話対応に追われて他の業務ができない。経理担当が電話受付も兼任して行っていたが、電話の問い合わせが増えて本来の業務に集中できない。事務員が一人しかいないので、来客中など電話を取れないタイミングがある・・・といったような場合もよくあるかと思います。
CUBE電話代行サービスを利用して、電話の一次受付をアウトソーシングすることで、顧客とのアポイントや各営業担当者の日程を調整する手間が省け、電話対応に追われていた事務員にも本来の業務に集中できる余裕が生まれるのではないでしょうか。
また、電話対応を任せておくことで、目の前の来客に対しても落ち着いて対応できるはずです。
受付担当の一時的な不在
受付として雇っていたスタッフの産休育休取得による一時的な休職、営業事務としてフルタイムで働いていたスタッフの時短勤務に伴う勤務時間の変更・・・など、新しくスタッフを雇うほどの期間でもないが、一時的に人手不足が生じるケースもあるかと思います。
新たにスタッフを採用する場合、求人応募や教育などにかなりのコストと時間が生じる上、休職中のスタッフの復帰とともに採用した人員の契約終了・・・という事もなかなか難しいですが、CUBE電話代行サービスであれば、教育や人員募集のコストは全くかからず、最初から電話対応を任せることができます。
オフィスが不在になる時間がある
午後は社内で事務作業をしているので電話対応も出来るが、午前中は営業で外回りに出ているため、午前中のみオフィスが不在になる、午前中はパートの事務員が出勤しているので、電話対応できるが、夕方から不在になる・・・など、一日中ではないが一部の時間だけ電話対応ができない時間がある、というのも外回りや顧客対応がメインとなる営業部ならではでないかと思います。
営業部の方におすすめのプラン
シンプルプラン
月コール数50件を想定した、月額10,000円(税別)のプランとなり、先方の【社名・お名前・ご連絡先】をお伺いし、簡単な取次をさせていただくプランとなります。
取引先からは、ほとんど携帯にかかってくるため、事務所にかかってくるお電話は少ないという方や、用件は特に聞かなくて良いので、社名と名前を聞き取ってすぐに繋いで欲しい！という方は、シンプルプランがおすすめです。
また、営業の方は移動等で外回りが多いかと思いますが、CUBEでは、お受けしたお電話をご担当者様の携帯電話などに内線感覚でお繋ぎする応答後転送も可能ですので、出先でも状況に応じて、新規のお客様を逃すことなく対応いただけます。
もしくは、お電話を終話した後に、メールや各チャットツールを使って即時ご報告させていただきますので、ご担当者様のタイミングで折り返しご対応いただくことも可能です。
シンプルプランはこちら
スタンダードプラン
月コール数100件を想定した、月額25,000円(税別)のプランとなり、事前にご用件を確認したうえで折返し対応したいという方や、在籍者が多く各ご担当者様へ直接連絡が欲しいという方へは、スタンダードプランがおすすめです。
スタンダードプランでは、ご用件も積極的にお伺いさせていただくことが可能なプランとなりますので、ご用件を把握することで、必要な資料等を事前にご準備のうえ、先方へ連絡することが可能です。
また、ご担当者様が複数名在籍している部署では、ご担当者様ごとに報告先を分けたいというご要望も多くございます。スタンダードプランでは、名指しのお電話はもちろんのこと、〇〇の件はAさんへ、△△の件はBさんへ、担当者不明の場合はCさんへなど、用件によって報告先を振り分けることができます！
スタンダードプランはこちら
CUBE電話代行サービスが選ばれる理由
マニュアル通りではなく、臨機応変な対応
CUBEでは、ご契約時にいただくマニュアルの対応だけではなく、お電話をかけてこられた方の様子や状況に応じて臨機応変に対応しております。
あくまでご契約者様の会社の社員としてお電話をお受けしますので、マニュアル通りだけの対応では、どうしても不自然になることがあります。例えば、通常対応として「外出対応」を希望される場合であっても、電話をかけてこられた方から、『つい先ほど、お電話いただきました。』に対して、マニュアル通りに『只今、外出しております。』と対応すると不自然に思われるでしょう。CUBEでは、瞬時に状況をキャッチし、『只今、外出しております。』ではなく、『席を外してしまったようなので、再度お電話いたします。』等、実際に自社で対応しいているような自然な流れで対応することを心掛けております。
『笑声』での対応
これから新規で取引を開始する場合、会社の印象がとても大切になります。
会社宛にお電話をいただいた際、受付の人が無愛想だったり雑な対応だと、ご担当者様の対応がいくら良くても、会社のイメージというのは簡単に落ちてしまいます。
CUBE電話代行サービスでは、常に『笑声』を意識し、お電話に出た第一声から気持ちの良い対応を心掛けております。『笑声』とは、笑顔で話していることが想像できる声のことを言います。笑声も含め、明るい声というのは、実際に口角を上げて話さないことには出てこないもので、お電話での対応で顔が見えないからといって、無表情で話していては、本当の『笑声』が出てきません。
対面でなくても、笑顔でお話することによって、自然と『笑声』が出て、気持ちの良い対応につながります。CUBEでは、既にやり取りのある会社様はもちろんのこと、これから新規で取引される会社様とも、営業のご担当者様がスムーズにやり取りしていただけるよう、架け橋となりお手伝いさせていただければと思います。
上記にご紹介させていただいた企業の特長・プラン以外にも、お問合せいただけましたら、最適なプランをご提案・お見積りいたします！
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