【目次】
総務部における電話代行の必要性
総務とは、会社全体の調整役でもあり、社内の備品や施設の管理、社内外行事の企画運営、来客や電話対応、社内の各部署から依頼された業務を請け負う等、業務内容が多岐にわたります。
一言でいうと、会社全体の運営に関わる社内の重要な『サポート役』です。そのため、業務範囲が広く、現場の負担が大きい事も特徴的です。業務内容に電話対応が含まれているのだから、わざわざ電話代行を依頼するほどでもないと思われるかもしれませんが、人手不足も叫ばれる中、CUBE電話代行サービスを活用して、負担軽減を図ることは会社全体にとっても大きなメリットであると言えます。
業務効率化
サポート役である総務部に対しては、社内外問わず様々な電話での問い合わせがあります。
業務の一環とはいえ、電話が入るたびに作業がストップしてお困りではないでしょうか。
また、必要な電話以外にも部署の特性上、様々な業種の営業電話が総務部宛に入り、余計な電話対応に割く時間も多くなります。作業が進まないという状況もあって、業務の効率化に頭を悩ませている総務のご担当者様や管理者の方も多くいらっしゃるかと思います。
そんな中、電話対応をアウトソーシングすることで、手を止めることなく社内の業務に集中できるのは、業務効率化を進める大きな一歩になります。
従業員の満足度向上
業務範囲が広いということは、それだけ現場の従業員に大きな負担をかけることにもなります。もちろん、企業ごとで業務内容は異なりますが、電話代行を利用することで、業務内容の軽減だけでなく、業務に集中しやすい環境を作ることで、現場の従業員の負担軽減や満足度向上に一役買えるようになります。
総務部において電話代行サービスを利用すべき企業の特長
リモートワークを導入している・検討している企業
リモートワーク導入の課題はそれぞれの立場や状況によって異なりますが、特に電話対応も受け持つ総務部では、検討や導入がしにくいのではないでしょうか。
会社の固定電話を外すわけにもいきませんし、リモートワーク中の従業員へ電話を転送したとしても、受け持つ従業員の割り振りもしなければなりません。そうなると、誰かに負担が偏らないよに配慮する必要も出てきます。
そんな時にCUBE電話代行サービスをご利用いただけると、会社の固定電話はそのままで、かかってきた電話を誰が受電するかの割り振りを決める必要もなく、運用することができるのです。
営業電話にお困りの企業
電話対応で特にお困りの種が営業電話です。
電話を取るまでは、自社にとって必要な電話かそうでないかは判断ができない為、電話が鳴る度に作業を中断する必要があります。しかし、電話代行にアウトソーシングすることで、営業電話等の不要な電話をシャットアウトし、必要な電話にだけ対応することが可能です。
総務部の方におすすめのプラン
シンプルプラン
月コール数50件までのプランで、月額11,000円(税込)のプランです。
入電数は特別多くないものの、作業が中断してしまうことにお困りの方や、簡単な取次だけでもアウトソーシングしたいと検討されている方にお勧めなプランです。
内線感覚でお電話をお繋ぎできる応答後転送もご利用いただけますので、従来通りスピーディな対応も可能です。
シンプルプランはこちら
スタンダードプラン
スタンダードプランでは、応答後転送はもちろんのこと、ご連絡先をプラン内で10か所、オプション料金(1か所につき、1,100円(税込)/月)で更に10か所追加ができます。
最大20か所まで登録することが可能です。そのため、担当者別・用件別に振り分けて報告させていただくことも可能です。
更に、一時的に問合せが集中する事柄などがあれば、あらかじめ情報を共有いただくことで、一問一答形式のQ&A対応も可能です。一次対応で済むような事柄は折り返しにせず完結することができ、電話対応に割く時間をよりコンパクトにして、集中すべき相手や業務にしっかり時間を作ることができます。
スタンダードプランはこちら
CUBE電話代行サービスが選ばれる理由
応答後転送
CUBE電話代行サービスでは、折り返し対応の他、内線感覚でお電話をお繋ぎする応答後転送が全てのプランに含まれています。
また、「緊急の電話だけ転送して欲しい」、「〇〇宛のみ転送して欲しい」など、応答後転送と折り返しを切り分ける事も可能です。業務の効率化を進めたいものの、すぐに対応できるものを全て折り返し対応では、逆に折り返しの手間が増えるだけかも・・・とお悩みの方にもお勧めです。
気持ちを伝えるこだわりの応対品質
CUBEでは、応対品質を重視しており、笑顔が伝わるような声『笑声』での応対を心掛けております。いくら丁寧な敬語を完璧に伝えたとしても、棒読みになってしまったり、心のこもっていない話し方では、何も相手に伝わりません。丁寧な対応は当然として、CUBEでは心のこもった応対をモットーとしております。そのような基本と心構えを身に着けるため、CUBEでは教育担当制により長時間(6～12カ月960時間以上)のOFFJT及びOJTを行い、敬語や言葉遣い、イントネーションを始め、傾聴、共感、声の表現力や様々な業界知識を学びます。また、講師を招いて外部研修(60時間以上)も行っており、お客様を大切にしたいとお考えの方にご利用いただいております。
臨機応変な対応
様々なご用件で入電が入る総務部宛のお電話では、マニュアル通りの対応を行うと状況によっては、トラブルになる可能性があります。CUBE電話代行サービスでは、基本応対を徹底して対応いたしますが、緊急と判断した場合や、マニュアル通りの対応だと不都合が生じる可能性があると判断した場合、CUBEスタッフの判断によって応答後転送や電話での連絡に切り替えたり、連絡先の担当者様を変更したりする場合もあります。また、緊急ではなかったとしても、例えば外出応対だと不自然になるようなケースでは席外し応対に切り替える、逆に席外し応対だと不自然になる場合は外出応対に切り替えるなど、臨機応変な対応を行っております。多種多様なお電話が入る総務部宛のお電話も、安心してお任せください！
ご紹介させていただいた企業の特長・プラン以外にも、お問合せいただけましたら、最適なプランをご提案・お見積りいたします！
CUBEへのご相談はこちら
