旅行代理店業の電話代行サービス活用事例

電話代行サービス活用事例旅行代理店

旅行代理店業界は、新型コロナウイルス感染拡大時に大きな打撃を受けた業界と言えます。コア業務である旅行を提供できなくなり、予定していた採用を見送ったり、派遣社員や契約社員の雇用を終了したり、不本意な人件費削減を取らざるを得ない企業もあったのではないでしょうか。
しかし、新型コロナウイルスが、5類感染症に移行されて人々がまた動き出しました。実は、そんな今だからこそ、他と大きな差をつけるチャンスとして電話代行サービスを利用する旅行代理店の方が増えています。

【目次】

旅行代理店業における電話代行サービスの必要性

高いスキルを持つ旅行代理店のカウンタースタッフ

店舗型の旅行代理店には、カウンタースタッフがいます。カウンタースタッフは、申込書の作成や宿泊先の手配、航空券や新幹線のチケットの手配、そしてお客様へ旅行プランの提案や案内だけでなく、相談に乗ることまで幅広く行います。

また、来店されるお客様から良い印象を得るために身だしなみだけではなく、立ち居振る舞いや表情、距離感や雰囲気をよくする必要があります。旅行代理店のカウンタースタッフとは、旅行に関する深い知識だけではなく、接客業や営業を合わせた業務と、迅速で的確な事務作業を同時にこなすことの出来るスキルの高いスタッフなのではないでしょうか。

電話対応が苦手だったら？

そんな接客スキルの高い旅行代理店のカウンタースタッフの方でも、対面でのお客様対応は得意だけど、電話のお客様対応は苦手だと思う人は、実はたくさんいらっしゃいます。しかし、元々WEB申込が増えていた中で、コロナ感染により益々HPから申込される方が増えました。さらに、Goto割引が追い打ちをかけ、今まで対面での申込をされていたご年配の方も、爆発的にオンライン申込が増加したのではないでしょうか。
しかし、そんなオンライン申込ですが、HPの記載内容や申し込みフォームの不明点なども多く、オンライン申込の増加と合わせて電話での問合せも各段に増えたのではないでしょうか。スマホ世代の方は、WEBに慣れているのでメールやチャットの返信は得意な人が多いと思いますが、電話に関しては、電話をかけるのも取るのも苦手な人が多いと言われています。信じられないかもしれないですが、新入社員の退職理由の上位にもなっています。
40代以上の方は、自宅に電話があり、電話に慣れているため、「良い接客で出来るなら、電話対応も出来るだろう。」と思いがちですが、自宅に固定電話もない世帯が増えている今の新人社員にとっては、電話対応は、非常に抵抗のある業務になります。また、人手不足が著しい現場では、得手不得手だけでなく、時間的にも電話対応が非常に負担になっているのが現状です。
せっかく素晴らしいカウンター業務のスキルを持っているにもかかわらず、電話対応が、苦手、業務過多により、退職してしまうののは、企業として非常に大きな損失につながります。

電話対応をせずに顧客から好印象を得る

電話代行サービスを活用すれば、受電業務は全てプロのオペレーターが行ってくれます。（一部ではアルバイト・パートで自社社員の対応の方が良い場合もあります。）
旅行代理店のカウンタースタッフは、来店されたお客様に集中することができます。得意な接客業務はカウンタースタッフの方が行い、電話に関してはプロのオペレーターに任せることで、来店しても電話をしても常にお客様に好印象を与えることが出来るというわけです。
また、宿泊先の手配などで集中したいときや、時間に追われているときに電話が鳴って集中が切れてしまうこともありません。事務作業に集中することが出来るのです。
電話代行サービスを活用すれば、接客レベルも電話対応のレベルも高く、自社の顧客へ高いホスピタリティを提供することができます。

コロナ終息直後は、旅行意欲も強く需要が増え、また行政の●●旅行割などで売上は爆発的に伸びたかもしれませんが、この先を考えれば、競合との差別化、顧客満足度向上による自社の優位性の向上は、中小の旅行会社にとって必須と言えるでしょう。
2023年（1月～12月）の旅行動向見通し

CUBE電話代行サービスでは、旅行代理店にお電話をくださる個人のお客様だけでなく、ホテルや観光地の法人のお客様からのお電話にも経験豊富なプロのスタッフが対応します。BtoCもBtoBのお電話もお任せください。

リモートワークで人材を確保する

旅行代理店でも、新型コロナウイルスが流行って以降、リモートワークを併用するところが増えたのではないでしょうか。特に事務の方のリモートワークOKの求人をよく見るようになりました。リモートワークがOKになれば、子育てや介護で出勤は難しいけれど働きたいという人材の確保が期待できます。
しかし、旅行や出張の宿泊予約の手配や、旅行プランの企画などのPCを利用した仕事はリモートワークで活躍出来る一方、お客様からの電話対応はリモートワークでは難しい面があります。なぜなら、店舗や事務所の電話を在宅勤務者のスマートフォンに転送するサービスはありますが、そうすると完全に1人で店舗や事務所の電話を受けなければならないことになってしまうからです。
また、スマートフォンで受電する場合、外であれば騒音に注意せねばなりません。家にいる場合でも、子育てや介護中の場合は電話口の人に家族の声が聞こえてしまう可能性もあります。そのため、電話業務は出勤している社員が行うことも多いのではないでしょうか。
こんなときに電話代行サービスを利用すれば、出勤している方も、リモートワーク中の方も電話を気にすることなく目の前の業務に取り組むことが出来るのです。
そして、CUBE電話代行サービスでは、英語が対応が必要な場合でも、安心して受付対応を任せていただけるように英語対応OKのプランをご用意しております。英語の電話もしっかり聞き取ってからメールもしくはチャットで報告しますので、旅行事務員の方はリモートワーク先で電話を心配する必要が無くなります。

旅行代理店業の電話代行サービスを利用すべき企業の特徴

電話対応が苦手なスタッフがいる

どんなに優秀なカウンタースタッフでも、電話対応が苦手である方は意外と多いもの。メールは返信をする前に先輩社員にチェックしてもらえますが、電話はそうはいきません。
電話対応が、苦手な人とって、受電は大きなストレスです。そして、苦手だと思うがゆえにお客様との会話がぎこちなくなったり、声が小さくなったり、自分が思っていたより早口になったりして、お客様に冷たい対応と思われていた･･･なんていうことにもなりかねません。苦手意識があるスタッフがいるのであれば、電話代行サービスを利用してみてはいかがでしょうか。
CUBE電話代行サービスでは、旅行代理店宛の受電の経験があるスタッフが、在席しております。電話対応に特化したオペレーターがいつでも笑声（えごえ）でお客様のお電話を2～3コール以内に受電します。カウンタースタッフの方のストレスは減って、更に電話での顧客満足度は上がること間違いなしです。

店舗・事務所宛の電話が多い

電話が苦手じゃない人でも、電話は、事務作業の集中を妨げてる要因の１つになります。人気のホテルや航空券等の発行手配は時間との勝負であるにもかかわらず、電話が鳴って集中出来ない！なんていうことはありませんか。
お客様の大切な旅行や出張で、予約を取って手配をする…この緊張感のある仕事中に電話が鳴った場合、手配を完了してから受電するか、誰か他のスタッフに受電をお願いするか、作業中だけれども先に受電をするか、少し悩むだけでも集中力が途切れてしまうと思います。
集中力の低下は、ミスの原因につながりますし、仕事の効率も低下してしまいますよね。「出来ることなら他のスタッフに受電してほしい」「そもそも電話が多すぎる」「他の業務で手いっぱい」など、少しでも当てはまるところがあれば是非電話代行サービスを検討してみてください。
また、せっかく受電したのに電話口から営業トークが始まるとがっかりしてしまいます。お客様や観光地、宿泊先の取引先からの電話だけでなく、営業電話が多い店舗や事務所の方も安心してください。電話代行サービスを活用すれば、すべての電話をアウトソーシング出来ますので、電話での小さなストレスから完全に開放されます。電話で集中力が途切れることもなく、予約や手配の業務や来店されたお客様対応に集中することが出来ます。
CUBE電話代行サービスでは、BtoBのお電話もBtoCのお電話も、1020時間以上の研修を受けた正社員のオペレーターが受電します。営業電話は用件を聞き取ってメールもしくはチャットで報告しますので、時間が空いたときに確認していただければOK！もちろん、大切なお客様からのお電話や、名指しのお電話のみ担当者のスマートフォンに内線感覚で取り次ぐこともプラン内で出来ます。だから、お急ぎや必要な電話だけ担当者の方が即時対応することも可能です。

人手不足の旅行会社で退職が相次ぐ人手不足旅行会社の人手不足ソリューションの一つ電話対応アウトソーシング

事務員、カウンタースタッフ、人手が足りない

リモートワークをしていて出勤しているスタッフが足りない場合や、突然忙しくなった場合、退職者が出てしまった場合、他にも採用が間に合わず人手が足りない場合も電話代行サービスを検討してみてください。
電話は相手の都合でかかってくるので意外と手が取られてしまいます。たとえば、短い電話でも何本も鳴ると、電話にスタッフ1人がかかりっきりの時間が発生してしまいます。お客様からの旅行の相談の場合は、どんなに忙しくても1つの電話に長くかかりっきりになることも。こんなときは受電業務がないだけでもかなり楽になると思います。CUBE電話代行サービスでは、お客様からのお電話は担当者のスマートフォンに内線感覚で取り次ぎ、宿泊先等の取引先からのお電話は用件を聞き取って、メールもしくはチャットツールでご報告するということも可能です。
臨機応変な対応で旅行代理店の仕事の効率を上げながらも、お客様からのお申し込みは逃がしません。他には、採用活動中であれば求人応募希望者からの電話も、英語圏の方からのお問い合わせの電話も対応出来ます。安心してお任せください。

旅行代理店の方におすすめのプラン

英語対応プラン

英語のお電話にも専任スタッフが応対するため、英語対応が必須な旅行代理店におススメのプランです。
海外旅行の取り扱いが無い場合でも、日本国内に在住の外国の方からのお問い合わせが入ることはありませんか。
電話代行サービスを検討しているけど英語が話せないと困る･･･という旅行代理店の方に大変ご好評いただいています。しかも、英語対応が出来て月額15,000円から始められる大変お得なサービスです。新たに英語が話せる旅行事務員を雇う必要もありません。

電話代行サービス英語対応プラン詳細はこちら

電話代行スタンダートプラン

CUBE電話代行サービスのスタンダートプランは、受電数が月100回、連絡先が10か所ついていて月額25,000円です。お電話口の方のフルネームやご希望の旅行先、お電話番号をお伺いすることが出来ます。個人のお客様からの電話が多い旅行代理店の方におすすめのプランです。
他社の電話代行サービスでよくある「担当者から折り返しお電話いたします」という対応だけではなく、必要があれば各担当者のスマートフォンに内線感覚で電話を取り次ぐことも可能です。
お客様からのお電話や名指しのお電話は内線感覚で取り次ぐ応答後転送サービスを活用し、宿泊先や観光地などの取引先からのお電話は折り返しという臨機応変な対応がプラン内で出来ます。受電内容にあわせてプロのオペレーターが臨機応変に対応しますので、電話での新規お申し込みのお客様を逃しません。
また、リモートワーク中の方にも受電内容をお知らせしたい場合は、「複数同時メール連絡」もしくは「チャット報告（Chatwork、Slack、LINE、GoogleChat、MicrosoftTeams、LINEWorks、Google Chat）」もおすすめです。

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電話代行サービススタンダートプラン基本サービス料金の詳細はこちら

受付代行サービス

お申し込み検討中のお客様からの電話の場合、フルネーム、電話番号、ご希望の旅行先、参加人数、希望出発日時と帰着日、希望予算など、できる限り聞き取って欲しい！という旅行代理店の方におススメのプランです。
スタンダートプランのサービス内容に加え、事前にいただいたマニュアルに沿って必要事項をお伺いすることが出来ます。簡単なQ＆Aにお答えすることも出来ますので、まるで旅行事務員が電話に出ているようだとご好評です。スタンダートプラン同様に受電数が月100回、連絡先が10か所ついていて月額基本料金が30,000円からのプランです。ご希望の対応方法やマニュアル内容によって、受付代行サービスの月額基本料金と対応費が異なってまいります。お気軽にご相談ください。

受付代行サービスの詳細はこちら

CUBE電話代行サービスが選ばれる理由

ブランドイメージを大切にする企業に選ばれる

私たちキューブは、旅行代理店の方の代わりに大切なお電話をお取りしているという意識をもって、電話口のお客様、取引先の方に最大限に「好印象」と「安心感」を提供したいと考えています。私たちが電話口のお客様や取引先の方に喜んでもらうことこそが、旅行代理店の新規ご契約につながると実感しているからです。
そのために、オペレーターは1020時間以上の研修を受けている正社員のみで構成されており、業務開始後もＯＪＴやＯＦＦＪＴを継続して行っております。まず笑声（笑顔の声）の徹底を行います。次に、相槌や相手に合わせた話し方、お話の内容によって声のトーンや間の取り方、リアクションを変えることを学びます。そしてお電話口の方のお気持ちに沿った臨機応変な対応が出来るオペレーターとして現場に立ちます。こうして電話応対の品質向上を常に意識しながら1本1本、丁寧に電話に出ています。そのため、CUBE電話代行サービスをご利用後、「旅行事務員を新たに雇ったけど、電話対応がお客様から好評なので、電話はこのままキューブさんでお願いしたい」と言っていただけることもあります。他の旅行代理店との差を出したい！仕事の効率を上げたい！忙しいから誰かに電話を取ってほしい！リモートワークを推進したい！と考えている多くの旅行代理店の方に、キューブは選んでいただいております。

プライバシーマークを取得している

旅行代理店業界では、多数の個人情報を取り扱っている点から、もし電話代行サービスを利用するとなると心配になるのが個人情報の流出ではないでしょうか。
一般的な電話代行業者では、人件費を抑えてプランを安くするためにパートやアルバイトスタッフを多く抱えています。最近では、オペレーターが全員リモートワークをしている業者も少なくありません。しかしそれで本当にお客様の個人情報が安心して守れるでしょうか。電話代行を検討されている場合は、ぜひ個人情報保護の徹底が行われている電話代行業者をお選びください。キューブではプライバシーマーク取得しておりますのでご安心ください。10年以上前から機密情報保護、個人情報保護についてマネジメントシステム構築・運用に取り組んでいるだけでなく、人的なリスク低下に取り組んでおります。全社員を直接雇用の正社員とし、個人情報の取り扱いについての研修を受けた上で業務を行っております。また、入社時の一度だけではなく、定期的な研修を行い、個人情報、機密情報の保護に取り組んでいます。

応答後転送サービスがプラン内で利用できる

キューブでは全てのプランで「応答後転送サービス」を提供しています。応答後転送サービスとは、内線感覚でスマートフォンへ取り次ぎが出来るサービスです。他の電話代行業者ではこのような「応答後転送サービス」自体が無いところや高額なオプションサービスで提供されているところが多いのですが、キューブではすべてのプランで基本料金内にてご提供しています。
応答後転送サービスを利用すれば、お申し込み検討中のお客様や名指しのお電話、緊急のご用件などは担当者の方のスマートフォンに取り次ぐことが可能です。逆に、取引先からの急ぎでない用件は折り返しのご連絡でお伝えしたり、伝言を預かったりすることが出来ます。また、営業電話であれば用件のみ聞いてご報告します。プラン内でこのように臨機応変な対応が出来るのです。