【目次】
オンライン秘書とは
オンライン秘書とは、オンライン（インターネット経由）で在宅ワーカーへ業務を依頼することが出来る業務委託サービスです。オンラインアシスタントとも言われています。
インターネット環境、クラウド等による管理システムの発達により業務受託フローが効率的に行えるようになったこと、派遣法の改定サービス提供会社が増えています。チーム制、担当制、専門的な業務、汎用性の高いルーティン業務、品質、契約期間、提供料金は、様々です。マーケティングの観点から、業務委託サービスをオンライン秘書と銘打ってると考えるとわかりやすいです。
オンライン秘書と派遣サービスの違い
オンライン秘書と派遣サービスの違いは、オンライン秘書は業務委託契約となり、派遣サービスは人材派遣契約となります。
派遣サービスは、労働者派遣法に基づいてサービスを受けなければいけません。派遣契約期間の制限（いわゆる3年ルール）等、年々派遣サービスを利用する場合、派遣会社だけでなく受け入れ側の企業の責任や負担は大きくなっています。一方、オンライン秘書は、業務委託契約のため、派遣法の制約を受けません。3年以上継続して利用することも可能です。（但し、オンライン秘書提供会社の中には、一個人へ再委託し業務内容の管理も委託先の個人へ任せるケースもあります。その場合は契約上、3年以上、業務の継続は出来ても、派遣よりも担当者の入れ替わりは頻繁に起こることも考えられます。）
契約形態や、体制によっての大まかな違いをご紹介します。
詳細は、メリットデメリットでご紹介します。
費用
考え方によって異なります。派遣の場合、1日1時間週3日の依頼は、難しいです。しかし、オンライン秘書なら、提供会社よりますが、月20時間の業務から依頼出来ます。時間単価の高いチーム制のオンライン秘書業者でも、月30時間12万円から依頼できます。
時間単価で比較すると
チーム制のオンライン秘書 ＞ 担当制のオンライン秘書 ＞ 人材派遣
となります。
2023年1月10日時点で弊社調査した限りでのデータでの比較です。業務内容や、依頼業務により大きく異なりますので参考データです
業務品質
派遣サービスの場合は、派遣される人材。担当制のオンライン秘書の場合は、担当によります。例えば、ビズアシであれば、クラウドワークスである程度実績のある人を紹介してくれます。（参考資料クラウドワークスは、歩合ですから固定給になるのを喜ぶ人もいます。スキルの高さは実際に依頼してみないとわからないですね。）
業務品質については、チーム制のオンライン秘書が一番安定していると思われます。窓口の担当者が正社員となります。また、組織での管理体制も出来ているので、一度依頼して安定稼働すれば、その品質は継続されることが期待できます。最初に、品質、スキルが合わない場合は、派遣や担当制のオンライン秘書と同様ですね。担当制のオンライン秘書でスキルが高い人がつけば、安くて品質が高いということになります。但し、スキルが高い人が、長期間安い金額で受けるのはすごく特殊なケースでしょう。
セキュリティ
セキュリティは、自社で管理しますから、派遣サービスがオンライン秘書より高いと言えます。オンライン秘書提供会社は、クラウド等ネットスキルが高い企業が提供していますから、ISMS取得企業も多いです。しかし、在宅ワーカーへの指導や教育は出来ても、管理は個人任せのケースが多いです。特に個人情報を扱う業務を依頼する場合は、契約書の確認はマストです。営業マンや、担当者がどれだけ安心できる説明をしてもらっても、万一の場合、一個人に責任を負うことはできません。契約上は責任を負うことになっていても実質無理でしょう。オンライン秘書提供会社の責任範囲を確認しましょう。
その他比較
・派遣サービスは、デスクや、勤務場所の確保が必要です。勤怠の管理や、その他同一労働同一賃金が提唱されていますから、健康診断や目に見えない費用が人件費の２～５割程度が発生します。また、日々の管理責任者の負担も大きいですね。ファイリングや、急に増えた業務もすぐに依頼することができます。
導入までの期間は、派遣会社に問合せしてから1か月以上は必要です。良い人をたまたま派遣会社に登録されていたら、もっと早いかもしれません。応募者がいなければ、ずっと派遣されない状況が続きます。
・オンライン秘書は、基本在宅ワークですから、勤務場所は不要です。デスク、パソコン、電気代、日々の勤怠管理は不要です。依頼業務ですから、人材管理と異なり管理責任者の負担も小さくなります。
導入までの期間は、担当制のオンライン秘書は、派遣会社と変わらないかもしれません。但し、業務によっては派遣会社よりも担当者が見つかる可能性は高いです。チーム制のオンライン秘書は、見つからない可能性は、他の二つと比べて少ないですね。導入期間も、営業担当次第で、他の二つよりも早く導入出来ます。
どちらも一長一短です。1人分の仕事がないのであれば、総額はオンライン秘書の方が安くなります。
自社の状況、また委託先の業務品質によって検討することになります。依頼する業務内容によって、オンライン秘書、派遣サービス、さらには専門的な業務委託サービスでの検討が望ましいでしょう。
オンライン秘書に依頼できる仕事内容とは？
オンライン秘書という名称から、資料作成、メール対応、資料作成、各種手配（ホテル、交通機関）と思われがちです。しかし、「オンライン秘書」「オンラインアシスタント」という名称ですが、コピーライティングや、広告運用、士業とのやりとりや反社チェックなど幅広い業務が提供されています。
秘書業務
スケジュール、アポイント調整や、メール対応、ホテルや交通機関等の出張手配、会食場所のリサーチ業務、議事録・会議資料作成、データ入力、お礼状作成、お中元、お歳暮、年賀状のデータ作成／手配になります。オンライン秘書という名称から、対応範囲は充実しています。依頼側が、業務をどこまで文書化できるか、提供会社が、WEB会議時にどこまで意思疎通できるか、汲み取ってくれるかがポイントになります。
経理・財務・人事
仕訳伝票起票、経理帳簿作成、請求書・領収書確認及び発行などの経理業務から、納付・振込代行、請求・支払管理、電子納付切替等の管理等を専門で提供している会社があります。人事業務に関しては、求人、採用業務に強いオンライン秘書もあれば、雇用契約書、勤怠管理、給与計算・明細作成、社会保険関連手続の業務に強いオンライン秘書もあります。
マーケティング
インターネットマーケティングの一部を依頼することが出来ます。
メディア運営、構成案作成・記事作成・記事編集、コンテンツの更新や修正、SNS投稿、コメント返信といった業務を依頼できます。オンライン秘書提供会社の中には、EC運用や広告データの集計は対応業務に記載されていて、下の方の注意書きに、企業戦略作成、マーケティング分析は対応できないと記載されていて会社もあります。逆に、こういう記載がされているとマーケティング全般を受けると記載されているオンライン秘書よりも、マーケティングの理解が深いのかなと期待しますね。
広告運用
上記、マーケティングと重複します。リスティングやSNS広告の運用、メルマガ配信を依頼できるオンライン秘書もあります。通常、専門の運用会社に依頼をしますが、小規模で行いたい、自社で細かく指示を出したしその通りに運用して欲しい場合に適しているかもしれません。
営業
HPから資料請求された方へのWEB営業のアポイントの電話（アウトバウンド）や、フォローメール代行を依頼出来ます。マニュアル等が整備されている、商材も限定されるかもしれませんが、テスト導入するには、便利かもしれません。
クリエイティブ・制作業務
HP制作全般から、デザイン制作やコーディング、動画制作等の部分的な制作を依頼することもできます。また、バナー、ホワイトペーパーの制作等、各種制作業務を依頼できます。
オンライン秘書のメリット
オンライン秘書のメリット
オンライン秘書（オンラインアシスタント）という名称は、様々な業務受託会社が使い始めているため、提供されているサービス内容、品質、料金が大きく異なります。あるオンライン秘書ではメリットでも、他のオンライン秘書ではデメリットということもあります。比較対象が、直接雇用、派遣サービス、〇〇専門の業務委託会社かによっても異なります。そのため、リサーチ調査を行った私の主観でご紹介させて頂きます。
人材管理がいらない
雇用や派遣と異なり、人材管理（人材マネジメント）が不要。
納品物の出来不出来（品質）、オンライン秘書に業務を指示する担当者の手間（時間）、コストの３つを管理すれば良いのですごく楽です。
アルバイトでも、契約社員、正社員でも、モチベーションの管理や、教育、勤怠管理等、様々な業務が増えてます。派遣であっても、一緒に働きますから同じです。オンライン秘書なら、クライアントとして仕事を依頼します。ですから、雇用や派遣よりもずっと楽に業務管理を行えます。
但し、これは専門の業務委託も同じです。例えば、リスティング代行会社に依頼するのも、オンライン秘書にリスティング運用を代行してもらうのも同じメリットになります。
勤務場所も設備も不要
直接雇用でも、派遣でも、勤務場所や設備が必要です。働く場所を用意する必要があります。今なら在宅ワークをしてもらうことも可能ですが、その場合でもパソコン、必要なソフトウェアを用意する必要があります。金額にすると5000円～10000円ぐらいかもしれませんが、その設備機器の選定や管理も必要でしょう。オンライン秘書なら、設備を用意する必要はありません。
少ない業務から依頼できる
業務量が、月に1日程度、2日程度では、パートやアルバイトを雇うのは難しいのではないでしょうか。月4日のパートでも、良い人を見つけるのは至難の業です。オンライン秘書なら、月10時間や月20時間から依頼できる会社があります。週１日月4日勤務と同じぐらいの月30時間になると、提供会社も多くなるので、業者を選ぶことが出来ます。求人や面接等、採用時の手間なく導入できるのもメリットですね。
但し、依頼業務によっては、専門業者に依頼することも出来ます。そのため導入時の比較は、専門業者との比較になります。例えば、記帳代行なら顧問先の税理士事務所で提供している。翻訳なら翻訳サービス会社と導入時に比較検討しましょう。
ファジーな仕事を依頼できる
オンライン秘書の提供会社によってという条件付きですが、境界線の曖昧な業務を他の業務委託と異なり、依頼しやすいです。
例えば、経理、労務に特化しているオンライン秘書の提供会社では、1人採用が決まれば、勤怠管理への登録、各種ソフトウェアやメールアドレスのアカウント開設までしてくれます。経理を税理士事務所へ、労務を社会保険事務所へ、又は、同一の事務所へ依頼しても、メールアドレスのアカウント開設までしてくれる事務所は中々ありません。付随する仕事を業務の枠を超えて依頼できるのは、オンライン秘書の強みです。
別々の業務を1つの契約で依頼できる
これも、オンライン秘書の提供会社によってという条件付きですが、１つの契約でSNSの投稿、リスティング運用、社長のスケジュール管理、出張手配、WEBサイトの更新まで対応してくれます。派遣や正社員でも、ここまで幅広い業務を行うことは難しいですが、対応可能なオンライン秘書があります。また、従来からの業務委託の場合は、職務が別れるごとに別会社というのが一般的です。リスティングはリスティング広告運用代行会社、SNSやWEBサイト更新は、HP制作会社等。
業務フローが整理される
これは、オンライン秘書だけではないですが、業務を外部に出す際の副産物的なメリットです。業務フローを整理して依頼する、もしくはWEBミーティングや電話、チャットツールを使いオンライン秘書へ希望する内容を伝えた上で、オンライン秘書側から整理された業務フローの確認依頼が届きます。
どちらにしても、導入時に業務フローが出来ますし、また随時の依頼や変更も、メールやチャットで文書化されています。そのため、業務量が増えてきて、自社でアルバイトやパートを使い、業務を内製化する際にも便利です。
オンライン秘書のデメリット
オンライン秘書のデメリット
業務単価は高額になるケースも多々ある
チーム制の品質を担保しているオンライン秘書の場合、１つの業務に必ずディレクターがつきます。また、各作業者もスキルの持った人材を集めているオンライン秘書は、当然高くなります。直接雇用の正社員や、派遣社員の場合、１つの業務を１人で行う訳ですから、オンライン秘書よりも業務単価は安くなります。
また、専門の代行会社に依頼した方が安く品質も高いケースも多々あります。
例えば、比較的安い料金のオンライン秘書の場合でも、HPで掲載されている電話での求人一次受付１件当たりの業務時間は、20分です。これは、電話代行専門業者である弊社が求人受付しスケジュール管理した場合の約2倍です。経理代行でも同じことが言えます。税理士事務所に記帳代行を頼んだ方が格段に安くなるケースが多々あります。社員への教育と業務フローが確立されているためです。
逆に、安くなるケースも中にはあります。リスティングの運用代行や、HP制作、SNS運用等を自分の指示通りに行ってほしいだけの場合、ノウハウが不要となる場合は、専門業者に頼むよりも業務単価が安くなります。
依頼できる業務量に課題
担当制のオンライン秘書の場合は、担当によりスキルに大きなバラつきがあります。また、普通に考えて、業務への習熟度により業務スピードも異なります。アルバイト、パートなら、目の前で仕事をしていますから、習熟度も把握できるため、習熟して業務スピードが上がれば、1時間での業務量を増やすことができます。オンライン秘書の場合は、最初の依頼時の業務量から習熟したから業務量を増やせるということ難しいケースが多いでしょう。
専門性の高いオンライン秘書の場合は、スタッフ間でのスキルがある程度担保されていることや、業務量に対しての想定時間が短時間であったりします。この点もオンライン秘書感の比較がかなり難しい理由でもあります。同じ30時間で料金が15万円と10万円の差があったとしても、業務量が15万円のオンライン秘書の方が1.5倍であれば、業務量に対しての料金は同額になります。
例えば、
Aオンライン秘書 30時間15万円 （業務量はBオンライン秘書の1.5倍）
Bオンライン秘書 30時間10万円 （30時間を超えた場合の超過料金は、1時間4000円）
で納品されるデータの品質は、同じだったと仮定します。
①Aオンライン秘書が30時間で出来る業務量なら、
Aオンライン秘書は、月々15万円のみになります。
Bオンライン秘書は、月々基本料の10万円 ＋ 超過料金15時間分の6万円 の合計16万円を支払いが発生します。
この差は業務量が増えれば、増えるほど大きくなります。
繁忙期等での支出の負担が増えることを意味します。
②Bオンライン秘書のスキルで対応できる業務量であれば、
Aオンライン秘書は、月々15万円
Bオンライン秘書は、月々10万円
となり、Bオンライン秘書の方が安くなります。
オンライン秘書会社によっては、時間を繰り越しできるサービスもあります。しかし、手数料が毎月かかるのでその分が少額でも損になりますね。
また、担当制のオンライン秘書であれば、担当者が退職した場合、別の担当者が同レベルでなければ、担当を変えてもらうという方法もありますが、その度に都度品質チェック等が必要になるでしょう。
人的なセキュリティリスクは高い
オンライン秘書会社のインターネット環境のセキュリティレベルは、高い会社が多いです。そのため、ISMSを取得している企業も多いです。
しかし、懸念点が二つあります。
ISMSは、部門単位、事業所単位で取得可能
一般的にISMSは国際基準ですから、取得企業はセキュリティレベルが高いと思われがちですが、部門単位、事業所単位で取得が可能です。そのオンライン秘書が取得している範囲を確認しましょう。
再委託先の個人事業主のセキュリティレベルは不明
多くのオンライン秘書は、業務を個人へ業務委託しています。その個人の環境がセキュリティ環境が守られているのか、人為的な情報の漏洩は出来ないようになっているのかは、不明です。だから、委託先とはNDAを締結しています。と記載があります。NDAの締結は、セキュリティレベルには、ほとんど関係ありません。海外の個人へも業務委託しているオンライン秘書もあります。スキルの高い低いは個人によりますが、セキュリティ管理をどのようにしているのかは確認が必要です。
リモートワークやテレワークで、人為的なセキュリティレベルを上げようと思うと、業務中の姿を撮影しておく必要があります。「えっ？そこまで」と思われるかもしれませんが、外資系の損保コールセンターが、コロナ禍で在宅ワークを行う際には、PC、タブレット、スマートフォンと3台を利用していました。PCで作業、タブレットで質問、スマートフォンで作業場所全体を撮影。万が一の漏洩で事業に大きな影響を与える場合は、自社の社員であっても、ここまでします。
中には、直接雇用のオンライン秘書もあります。企業全体、社員全員のセキュリティ環境の要件を満たさないと取得できないPマークを取得されている企業もあります。尚且つ、高いセキュリティレベルを望むクライアントのための別プランも用意されているオンライン秘書もあります。
詳細なマニュアルの作成が必要
マニュアルや業務フローが出来るのが、オンライン秘書のメリットと記載しましたが、導入時の負担はあります。アルバイトやパートの場合は、「書類やファイルを見せてこれお願いします。」「不明点聞いてね。」とか、業務の切り出しも、なんとなくしやすいです。しかし、オンライン秘書の場合は、基本的にチャットツールやメールでの指示になりますから、業務フローや納品物、ポイントの正確な言語化が必要です。また、業務に特化した専門業者であれば、その業務に関しての受託までのフローもクライアントの業務を簡素化しているため、言われた通りに進めたら良いケースが多いです。しかし、オンライン秘書の場合は、対応範囲が広く、依頼されたものを受けるという受け身な姿勢もあるため、こちらからの指示が必要です。この作業が、新しい業務を依頼する度に発生します。
このクライアント側の負担を、オンライン秘書側もわかっていて、オプションサービスで月〇万円で提供している会社もあります。
超簡単な業務でも納期基本１日
例えば、夕方に急に自分が忙しくなって仕事を振りたい場合でも、超簡単な業務だったとしても新規業務であれば、数日必要です。
いつでも何でも依頼出来るようにしておくには、全ての業務フローを依頼しておく必要があります。直接雇用や派遣の場合であれば、事務所内や電話して指示も出来ますが、オンライン秘書の場合は出来ないケースが多いです。
翌日納品で対応出来るオンライン秘書もありますが、別途料金が発生するケースもあります。
基本はオンラインで依頼できる業務
オンライン秘書は、クラウドサービス、インターネット環境を使って、在宅ワークで個人へ業務委託するからこそ低価格で提供出来ています。当たり前ですが、領収書の束を渡して記帳入力しておいてください。というようなオフラインの業務は、依頼できません。領収書をスキャニングしてネットで送る作業が発生します。
一部のオンライン秘書では、事務所へ出勤しての業務や、郵送での送付で対応する会社もあります。記帳に関して言えば、大体の税理士事務所でも、郵送で領収書を送れば、記帳してくれます。もちろん、別途料金は発生する場合が多いですが、オンライン秘書より低料金の事務所が多いです。
導入時の比較検討が困難
オンライン秘書は、新しいサービス名称です。そのため、これがオンライン秘書というものが確立されておらず業者間でのサービス内容の差が大きく比較が、困難です。
例えば、
・チーム制か担当制か、担当制でも全くの１人か窓口の担当者はつくのかどうか。
・Pマークを取得しているオンライン秘書もあれば、ISMSだけを取得したり、何も取得していないオンライン秘書もある。
・オンライン秘書の会社が直接雇用している人材の場合もあれば、個人へ業務委託しているオンライン秘書もある。
・業務を幅広く受託するオンライン秘書もあれば、１業務単位しか受けられないオンライン秘書もある。
・担当者と打合せのためのWEB会議も業務時間に含まれるオンライン秘書もあれば、含まれないオンライン秘書もある。
・パートアルバイト感覚の人材もいれば、自社正社員以上のスキルの人材も居て、尚且つ専門資格者のチェックが入るオンライン秘書もある。
・依頼できる業務が、オンライン秘書の会社ごとにバラバラ。
・オンライン秘書によっては、月額プランにより依頼できる内容が大きく異なる。
（15時間プランなら社保手続きは出来ないが、40時間プランなら社保手続きは出来る。）
・依頼できる業務が同じでも、得意不得意の差が大きい。
（経理は得意バナー制作は苦手なオンライン秘書もあれば、経理は苦手バナー制作は得意ななオンライン秘書もある。）
また、一業務であれば、オンライン秘書業者間ではなく、専門業者と比較し検討した方が良いケースも多々あります。
例えば、
・電話代行
・コールセンター
・リスティング運用
・バナー制作
・記帳代行
等。
オンライン秘書の相場料金（2023年1月19日調べ）
月額料金の相場
オンライン秘書の料金相場は、月額35,000円（税別）～200,000円（税別）です。
テレアポチーム丸々の業務委託や月100時間以上の業務を依頼できるオンライン秘書もあります。月額30万円~。
時間単価の相場
オンライン秘書により対応時間がバラバラなので、
時間単価で考えると、時間 2,000円～6,000円
月100時間を超える以来の場合は、2,000円未満のオンライン秘書もあります。
超過料金の相場
月の契約時間を超えた場合、又は、毎日の対応時間外の業務を依頼した場合の料金相場は、時間給の1.2倍。
（例）
月30時間 月額90,000円の契約なら、
90,000円÷30時間＝3000円、3000円×1.2倍＝3,600円
オンライン秘書を選ぶ際のポイント
依頼したい業務の整理
オンライン秘書は、前述のとおり、得意不得意が大きく異なります。
漠然と手が足りないから、とりあえず安いところでとなっても、時間を使いきれない、余計に手間がかかるとなってしまいがちです。まずは、落ち着いて依頼したい業務を切り出しましょう。その時間すらもないということであれば、とりあえず、短期間契約して、オンライン秘書の担当者との打合せ時間に、切り出し作業をするという方法もあります。品質に、不満があれば、その業務フローを持って、別のオンライン秘書に乗り換えれば良いからです。
セキュリティの確認
自社が依頼する業務がどれぐらいのセキュリティレベルが必要なのか判断しましょう。
例えば、セキュリティはしっかり守られてほしいというのなら、正社員もしくは直接雇用のオンライン秘書で尚且つくPマーク取得の企業がセキュリティ対策のレベルが高いと考えられます。ISMSと異なり社員が利用する末端のPCまで管理が必要だからです。ISMSも取得していると尚良いですね。
次にセキュリティ対策レベルが高いのは、正社員もしくは直接雇用のオンライン秘書と考えられます。
ISMSやPマーク取得企業よりも、正社員、直接雇用の方がセキュリティレベルが高いと考える理由は、ISMSは、指定した部門、事業所の範囲、Pマークは社内のみの管理になります。オンライン秘書の作業者は、在宅ワークがほとんどですから、業務委託で切り出されると書面での管理のみとなるからです。
正社員でも、データ盗む可能性はゼロじゃないと言えばその通りです。リスクはあります。
次は、業務委託でISMSやPマークを取得しているオンライン秘書となります。
オンライン秘書の会社としては、セキュリティ対策に対しての管理をしているからです。
そして、何の第三者機関の監査もなく、個人へ業務委託しているオンライン秘書と考えられます。
上記は、会社によって考え方が変わるかもしれません。とりあえず、依頼する場合はISMSやPマーク取得企業しか依頼できないという場合もあります。
ISMSやPマーク取得していなくても社員や業務委託先への教育を徹底しているオンライン秘書もあるかもしれません。
まずは、依頼業務に個人情報や機密情報が含まれているのかどうかを確認した上で、適したオンライン秘書へご依頼ください。
専門アウトソーシング会社と比較検討
1つの契約で色々な業務を依頼できるというのが、オンライン秘書の大きなメリットの一つです。
専門アウトソーシング会社であれば、リソースをその専門業務に集中していますから、品質も高く単価も安くなる業者が多いです。
また、自社雇用の業者も多いですから、その業務に特化してセキュリティ対策を行っていると考えられます。依頼業務が何かに偏っているなら専門アウトソーシング会社とも比較検討してください。
オンライン秘書に依頼する際のポイント
オンライン秘書に依頼する際には、リモートワークでの部下への指示と同じで明確な業務指示が大切です。
「依頼の背景」「業務の目的」「納期」などを明確に示すと効果的です。複数の業務を依頼する際は、「優先順位」も指示することが大切です。
成果物（完成品）を正確に依頼
部下への指示よりもより具体的な指示を出しましょう。「わからなかったら連絡ください。」「同じ業務を過去に経験あるなら、それと同じでお願いします。」は厳禁です。同じ業務でも、企業によって必要なポイント、大切にしているポイントは異なります。成果物を正確に依頼しましょう。
マニュアルを作成
自社独自の作業は、マニュアルを作成すれば、オンライン秘書の担当者とも相互理解も深まりスムーズに業務を行ってもらえます。工数や作業時間も把握出来るので業務量の管理もしやすいでしょう。
また、一般的と思われる作業についても、雑で良いから量が必要な時、量は少なくて良いから品質が高い必要がある時、度合は依頼する趣旨によって異なります。簡単なマニュアルと合わせて判断するポイントなども伝えると、より成果物の完成度は上がります。
余裕を持った納期で依頼
納期１日が基本のオンライン秘書が多いです。余裕を持って事前に依頼しましょう。
オンライン秘書を導入する前に準備しておいた方がいいもの
業務依頼を電話やE-mailで、受付しているオンライン秘書もあります。利便性を考えれば、ご自身が普段使い慣れているツールを使うのが一番です。
しかし、依頼内容を管理するには、チャットツールは便利です。また、打合せ時にWEBミーティングに対応してくれるオンライン秘書もあります。電話での対応をしていないオンライン秘書の場合、WEBミーティングであれば口頭でニュアンスを伝えれるのも便利です。
ビジネスチャットツール
Chatwork、Slack、Chatwork、LINE、messenger、Google Chat
WEB会議ツール
Zoom、Microsoft Teams
オンライン秘書はこんな企業におすすめ
オンライン秘書は、得意不得意、料金、チーム制、担当制、自社雇用、個人への業務委託、様々な提供会社があります。
オススメも依頼したい業務の量、品質によって大きく変わります。
人材管理をしたくない
アルバイト、パート、社員、派遣と異なり、オフィスに出社することもなく、オンライン秘書なら業務管理だけで良いので、そういう企業におすすめです。
業務内容によっては、専門の業者と比較をお忘れなく。
安く業務委託したいけどフリーランスとの契約は不安
コストだけ考えれば、クラウドワークスやランサーズを使って、フリーランサーと直接契約するのが、得策です。
しかし、何も知らない個人にいきなり仕事を依頼するのは、不安。という企業も多いのではないでしょうか。
ビズアシは、仕事の依頼があれば、ランサーズである一定の経験を積み実績（納期を守る等）のある方に仕事を紹介します。契約は、企業とビズアシ。ビズアシとフリーランサーとなります。ランサーズで直接依頼するよりは高い傾向がありますが、料金も担当制のため比較的安く依頼できます。
毎月決まったルーティン雑務がある
週3日、週2日の業務でアルバイトやパートを雇うためには、求人広告を掲載して面接し採用し、給与支払いや金額によっては納税が発生します。人一人分の業務量がなければ、比較的低価格なオンライン秘書はおすすめです。業務内容によっては、専門の業者と比較をお忘れなく。
一定レベル以上の色々な業務を毎月依頼したい
チーム制の比較的高額なオンライン秘書がおすすめです。
まとめ
オンライン秘書は、名称自体が新しく、検索キーワードとしての価値が上がってきているので、提供会社が乱立しています。
品質の高い様々な業務サービスをまとめて依頼できるサービスとしてオンライン秘書を提供している会社もあれば、個人へ業務委託することで派遣法の改正によって利用しにくくなった派遣スタッフの変わりの人材サービスとして提供している会社もあります。どちらもメリットデメリットがあります。自社が求める業務内容、セキュリティレベル、品質、業務量を認識した上でお探しください。
もし、代表電話の電話対応をアウトソーシングをご検討でしたら、
CUBE電話代行サービスもご検討ください。
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