残業時間に比例して、会社にとっては人件費の負担が、従業員にとっては体力的な負担が増えてしまいます。そうなると、人件費が高すぎるから新たな雇用はできず、従業員は疲れて本来のパフォーマンスを発揮できない…という悪循環に陥ってしまいます。
働けば働くほど業績が上がるわけもなく、労働時間の割に利益を出せていない企業が多いのが現状です。
残業が多い割には生産性が低いと悩んでいる経営者のために、残業をなくして人件費を減らしながら生産性をあげる5個の方法をご紹介したいと思います。
【目次】
1. 残業が当たり前という習慣を変える
いくら業務を効率化しても、残業が当たり前という習慣が根付いているとなかなか残業はなくなりません。
日本では残業するのが当たり前、サービス残業も常態化してしまっている企業が多いです。
サービス残業は本来賃金が発生する労働に対し無賃で働かせているということなので、それが当たり前になっている状態は良くありませんし、そもそも法律に違反しています。
自分の仕事が終わったらさっさと帰ればいいじゃないという意見もあると思いますが、他の人が残業をしているのに自分だけとっとと帰るのは申し訳ないという後ろめたさもあるので、職場の雰囲気によっては帰りづらいこともあります。
ですので、残業の習慣を変えるのは従業員個人ではなく、会社側が行わなければ根本的な解決になりません。
まずは会社全体でサービス残業の実態を把握し、労働の対価として残業にはきちんと賃金を支払い、無駄な残業をなくすように職場環境を改善しましょう。
2. 会議の無駄を減らす
生産性のない会議をだらだらと続けていても時間が奪われるだけです。
一切の会議が必要ないというわけではありませんが、複数人の時間を奪う無駄な会議は会社にとって確実にマイナスです。
参加の必要がない従業員を参加させたり、とりあえず全員参加させたりといった会議の進め方は会社の生産性を低下させてしまいます。
会議に参加すべきメンバーを限定して全員参加の習慣をなくし、ダラダラ続く会議の時間を短縮するために意思決定者を決めることで会議の無駄は大幅に削減できます。
必ず意思決定者を決めてから会議を始めるというやり方は、Googleが取り入れている会議の方法です。
3. ホウレンソウ（報連相）をなくす
ホウレンソウ＝報告・連絡・相談に多くの時間を割きすぎると、生産性が下がってしまいます。
もちろん報告すべきことは報告すべきですが、逐一上司にホウレンソウを行うことは上司も部下も時間がとられます。
ホウレンソウを厳しく求めるということは、つまりは上司が部下を信用していないということです。
部下は「任されていない」と感じ、モチベーションが下がってしまいます。
「任せる」というのは大事なことで、任されることで部下は上司の信頼に応えようと責任感を持って仕事に取り組む姿勢が強くなります。
上司に細かく指示されて仕事をしても達成感はありませんし、失敗しても上司の指示通りにしたのだから自分の責任ではないと考えてしまいます。
上司が部下を信用して仕事を「任せる」ことを示すには、ホウレンソウの見直しが必要です。
ホウレンソウの時間を見直すだけで無駄な時間が大幅に削減されるだけでなく、部下のモチベーションを高め責任感を持たせる効果が期待できます。
4. 量より質を重視する
量をこなせばいい仕事ができるとは限りません。
8時間の労働の中でただなんとなく目の前の仕事をこなすのではなく、どうすれば効率よく仕事が進められるのかを考えたり、技術を習得するなど、量より質を重視する考えにシフトすれば徐々に残業は減っていきます。
仕事の質が高まれば生産性が高まり、短時間で良い結果を生み出すことも可能です。
スポーツの世界でもただやみくもに練習するのではなく、限られた練習時間の中でいかに効果的なトレーニングができるかで練習の質が変わり、結果に大きく影響します。
野球ならバットの正しい振り方を知らないとバットの芯に当てられないのと同じで、仕事もまずやり方を知ることが大事です。
効率の良い仕事の進め方があるならそれを学び、従業員同士でシェアすることで生産性が高まります。
5. 計画を立てて仕事に取り掛かる
目の前にある仕事を淡々とこなすやり方だと、時間を上手に使うことができません。
明日でも構わない仕事を先にやってしまい、今日やらなければならない仕事を後回しにしてしまうと、終業時間に仕事が残って残業せざるを得なくなってしまいます。
残業をしないように1日の仕事をこなすには、1日の仕事を始める前に今日は何を優先して仕事をすべきか、どの順番で仕事を片付けるのが効率が良いかを考えてみます。
明日でも構わない仕事は後回しに、今日やるべき仕事は先にやること、この当たり前のことをするには計画性が必要となります。
机に座ったら、今日の自分のスケジュールを確認し、どの順番でどの仕事をどのぐらいのペースで片付けるべきかを考えてから仕事に取り掛かると、残業ありきの仕事の進め方を改善することができます。
もし残業しなければならないぐらい量の仕事があったとしたら、手が空いている人に早めにヘルプを求められるので、会社全体や部署全体で効率よく仕事を進められます。
