誰かやっているだろう。と放っておいたら、チーム全員がそう思っていたので業務に穴が開いてしまった。そんなことはありませんか？ 穴を開けてしまうほどではなくても、締め切りの直前になって確認したら、誰にもアサインされていなくてあわてて仕事をすることになった、ということならあるのではないでしょうか。
個人や少人数で動いていると、きっちりとプロジェクトを管理していなくてもミーティングや密な連絡でカバーできる気がしますが、やはり時にはモレも出てしまいます。またメンバーからの報告を逐一落とし込んでプロジェクトに反映する作業は、リーダーにとって負担です。
そこで今回は、少人数でも使いやすく、共有しやすいプロジェクト管理ツールをご紹介します。一人で複数プロジェクトを抱えている人にも使える便利なツールです。
【目次】
ガントチャートの使いやすさが抜群！「Brabio！」
プロジェクト管理で特に面倒なのはタスクごとのスケジュールを管理するガントチャートです。エクセルを使って作っている方も多いですよね。「Brabio！」なら、カレンダー上をドラッグするだけで、簡単にガントチャートが作成できます。使い方は直感的で、使いやすさは抜群です。作成したガントチャートはエクセルで出力できるので、クライアントへ提出する資料を新たに作成する必要がありません。
5人までなら半永久的に無料で使えるので、一時的なプロジェクトのために利用することもできます。ユーザーモードを使い分けて、プロジェクトリーダーを管理者に、社外メンバーをパートナー、クライアントをゲストとして登録しておくと、社外も含めたチームのプロジェクト管理が可能になります。1ユーザーあたり300円など、いろいろなプランにアップグレードできるので、規模に合わせて利用できて便利です。
かんばん方式のToDo管理が特徴的な「JOOTO（ジョートー）」
「JOOTO」はプロジェクトごとにボードを作成し、カード式のタスクを「ToDoリスト」から「進行中」、「完了」へとドラッグ＆ドロップすることで管理します。大きな紙にぺたぺたと付箋を貼っているようなイメージですね。直感的で使いやすく、プロジェクト管理に慣れていない人にも分かりやすいツールです。
パソコンだけでなく、スマホやタブレットなどメジャーなツールに対応しているので、どこからでもシームレスにアクセスが可能です。ボードを3つ、それぞれユーザー3人までなら無料で利用できます。
今日やることがすぐに分かる「Todoist」
「Todoist」はGoogleアカウントを使ってチームでTodoを共有できるプロジェクト管理ツールです。シンプルな入力画面で分かりやすく、手帳に似た感覚で利用できます。なにより便利なのは、個人ごとにやるべきことを表示するログイン後の画面です。Todoの中からスケジュールに合わせて「今日と次の7日間」の予定を表示してくれるので、一日の業務管理がしやすくなります。タスクを終了させるたびに達成状況をグラフで表示する機能もついているので、個人で利用しているとモチベーションも上がります。
Googleカレンダーとも連携して使えるので、すでにGoogleカレンダーでスケジュール管理をしているならスムーズに移行できるツールです。
環境に依存せずに利用できるツール「サイボウズLive」
「サイボウズLive」はブラウザがあれば利用できるクラウド型プロジェクト管理ツールです。アプリケーションのインストールの必要がないので、パソコンやスマホを買い替えたときにも環境設定することなく利用できます。掲示板機能がついているので、一つのテーマについてのディスカッションや、プロジェクトに必要な用件定義を蓄積してWikiのような使い方もできます。グループは300人まで参加可能、いくつ作っても無料だというのが嬉しいですね。
落ち着いたUIとOutlookとの連携が魅力「Producteev」
英語バージョンしかないのですが、落ち着いたユーザーインターフェースが人気のプロジェクト管理ツールが「Producteev」です。ほぼメールソフトと同じような使い勝手なので、初心者にも使いやすくなっています。プレミアムプランですが、メールソフトのOutlookと連携して、スケジュールを管理したり、タスクを割り振ったりすることもできます。スケジュール管理とメールは切っても切り離せない関係なので嬉しい機能です。
まとめ
プロジェクトやスケジュールの管理は手帳やエクセルでもできますが、専用のツールを一度使ってみたらあまりの便利さに手放せなくなってしまいます。ぜひ自分にあったものを探して利用してみてください。
