そんなに仕事量は多くないはずなのにいつも時間に追われている。こんな社員がいたら要注意です。時間に追われる社員には共通する悪い習慣があり、それを直さないことには問題は解決しません。
仕事で時間に追われる社員がやっている6個の悪い習慣をまとめましたので、経営者や人事担当者は自社の社員に当てはまるかチェックしてみてください。
【目次】
時間に追われるのは仕事の仕方に問題がある
仕事にかかる時間は得意・不得意、技術や経験による差がありますが、いつも時間に追われている人は根本的に仕事の仕方に問題がある可能性があります。丁寧にやろうとするあまり時間がかかる人もいますが、時間をかけても仕事の粗が目立つ人もいます。
そうした仕事の要領が悪い人が見直すべきは習慣です。悪習慣が身についている人は仕事量を減らしても時間に追われることでしょう。これより見直すべき悪習慣を解説しますので、該当している社員がいないか注意してください。
仕事で時間に追われる社員がやっている6個の悪い習慣
1.手当たり次第仕事を片付けている
仕事の優先順位を決めず、目についた仕事を手当たり次第片付けている人は要注意です。優先順位を決めないで取り掛かると、先にやらなくてもいい仕事からやってしまったり、効率の悪い進め方をしたり、効率の良い時間配分ができなくなります。
仕事に行き詰まっている時にとりあえず片っ端から片付けていくのはひとつの打開策ではありますが、習慣にすべきではありません。悩む前に手を動かすのは悪いことではありませんが、効率よく仕事をこなすには優先順位を決めて取り掛かるべきです。
2.その仕事の終わりの時間は決めていない
残業が発生するのは会社が割り振る仕事量が多いことだけが原因ではありません。仕事の終わりの時間を決めずに取り掛かる人は時間に対するメリハリがなく、ダラダラと仕事してしまいがちです。
その仕事の終わりに時間を決めて取り掛かることで時間を効率に使おうという意識が生まれ、ひいては定時に上がろうという意識につながります。
3.時間管理ができていない
前述の仕事のデッドラインを決めるのもそうですが、時間管理ができていない人は時間に追われます。その日のうちにすべき仕事にそれぞれ時間を配分し、定時までに終わらせるのが理想的な仕事の進め方です。予定外の仕事が入る時もありますが、それも含めて時間管理をすれば柔軟に対応できます。
時間管理ができない人は、時間にルーズである傾向があり、遅刻を繰り返したり、納品期限に遅れたり、時間に対する甘さがみられます。ビジネスマンとして基本的な時間管理ができない社員を雇用し続けるのは考えものです。
4.スケジュールを詰め込みすぎている
いつも忙しそうにしている人は、スケジュール管理が正しくできていないのかもしれません。スケジュールは日程を埋めればいいというわけではなく、自分の能力やかかる時間・日数を加味して管理することが大切です。
スケジュールを詰め込みすぎれば時間に追われるのは当たり前で、そういうタイプの人は会議や打ち合わせが長引いたり、予定外の仕事が入ったりすることを想定していません。
時間に余裕を持たせてスケジュールを組んでおかなければ不測の事態に対応できず、他の予定に支障が生じます。スケジュールが過密になるほどミスや漏れが起きやすく、取り戻すのに余計な時間を取られ、またミスをする…という悪循環に陥ってしまいます。
5.全部自分でやろうとする
自分一人でなんでもやろうとするのもスケジュールが過密になる原因のひとつです。他人を信用していないのか、自分でやった方が早いと思っているのか、人に仕事を任せず自分でやってしまう人は時間に追われるようになります。
全部自分でやろうとするとどこかで破綻が生じ、周りの人との信頼関係も崩れてしまいがちです。会社では役割分担があるのですから、全て一人でやろうとする人は会社の輪を乱します。
6.スキマ時間を有効活用していない
移動時間や待ち時間などのスキマ時間を有効活用しない人は、時間を効率よく使う方法を身につけていません。休憩時間まで仕事をせよということではなく、移動時間や待ち時間の間に資料をまとめたり、漏れがないか再確認したり、できることはあるはずということです。
5分や10分のスキマ時間も積み重なれば大きな時間となり、退勤時間にも影響します。時間に追われる人はスキマ時間を有効に使えていないゆえ、貴重な時間を無駄にしてしまう傾向にあります。
どのように改善するかは腕の見せどころ
経営者の視点からみて、いつも時間に追われる社員がいれば仕事の割り振り方を考えなければなりません。オーバースペックやキャパオーバーで時間に追われているのなら、それは会社の仕組み、業務のオペレーションの問題です。
しかし、上記に挙げた例のように、社員の仕事の進め方や習慣が原因の場合もあります。人事評価や評価面談で問題点を把握し、時間に追われない仕事の進め方を教えるべきとなり社員教育の問題となります。
時間に追われる社員の悪習慣をどのように改善するかは経営者の腕の見せどころですので、仕事の進め方や習慣をちゃんとみておきましょう。つ
