弁護士・法律事務所向け
電話代行サービス

打合せや裁判等で外出する機会の多い弁護士ですが、１度目の電話に繋がらないと相談者の多くが別の弁護士に電話してしまうケースが多いのをご存じでしょうか。

反対に１度目の電話に出られさえすれば比較的、折り返しの電話を待ってくれる相談者が多いようです。つまり、新規案件の受任において相談者からの１度目の問い合わせに出られるかは非常に重要です。
また、既存クライアントは担当弁護士へ直接連絡することが多いですが、繋がらない場合には、事務所へ電話することもあります。そこでも電話が繋がらず留守番電話へ繋がった場合に、さらに裁判や別の顧問先との打ち合わせ中なら折り返しの連絡も遅くなることでしょう。仕方のないことですが、何度か電話が繋がらない事が続いたり、緊急の用件であった場合にはクライアントはどう感じるでしょうか。
弁護士の先生方にとっては些細なことでも、顧客にとっては小さな案件でも法律事務所へ相談しなければいけない状況というだけで怒りや不満、不安を抱えていらっしゃいます。たかが電話ですが、電話対応の印象が、そのまま貴社の印象として刷り込まれてしまいます。

現在の案件数で経営が成り立っていたとしても、集客の手を止めれば、収支のバランスが徐々に崩れてしまうことも。事務員の業務が手一杯でも、受任ペースを下げるのは難しいのではないでしょうか。

そんな中で新規相談の電話を取るには、事務員を増やすことが必要です。
事務員は、クライアントの秘密をたくさん扱い、場合によっては大きな現金を持ち歩くことも。さらに、弁護士が作成した書類をチェックすることもあるので、教養があり、信頼のおける人物でなければなりません。
なかなかこういった人材をすぐに採用することは難しく、新規雇用には時間やコストがかかります。採用後には業務過多の中で教育の時間を取る必要もあるので、採用した事務員が戦力になるまでに数年単位の期間が必要になることも。新規相談窓口を電話代行に外注することで、事務員のフォローアップ体制も整い、大幅に事務員の時間やコストをカットできます。

顧客との信頼関係の構築が大切な弁護士。電話代行サービスを導入することのメリットを感じていても、顧客に対する受付窓口である事務所の電話を他の会社に任せることに不安を感じる方も多いでしょう。

実際に電話代行会社選びに失敗したことによるトラブルでよく耳にするのは、
・コールセンターのような淡々とした対応で、新規相談者に悪い印象を持たれた。
・応答後転送サービスがなくメールやSNSでの報告のみで、至急の対応が遅れて既存顧客の信頼を失った。
・外国人の相談者からの電話もあり、英語対応をしておらず相談者に迷惑がかかった。
・顧客の機密情報を扱うが、取り扱いは大丈夫なの？
といったことです。他社の電話代行サービスをご利用中で、CUBEへの乗り換えをご検討されている方からよくあるご相談です。
こういったトラブルを回避するには、問い合わせ時のスタッフ対応を確認してみることはもちろん、新規問い合わせには営業担当が対応している電話代行会社もありますので、無料モニター期間や返金保証サービスを行っている電話代行サービスを選ぶと良いでしょう。自社の応対品質に自信のある電話代行会社はこういったサービスを行っていることが多いです。実際に利用してみることで、ご自身の肌でサービスの良し悪しを確認することができます。しかし、電話代行会社によって期間や初期費用の返金の有無など違いがあるので注意が必要です。また、顧客の秘密や、大切な情報を扱う弁護士。情報の取り扱いが適正であると認定を受けた証であるPマークやIMSを取得している電話代行会社を選ぶのが望ましいでしょう。